管理画面のIDとパスワード、院内で使い回していませんか？歯科医院のホームページのログイン管理

ログイン情報が「入口の鍵」になる理由

ホームページの管理画面は、ページの文章や画像、予約ボタンの行き先、問い合わせフォームの送り先まで変えられる場所です。つまり、IDとパスワードはホームページ全体の鍵にあたります。

この鍵が他人に知られると、ホームページの見た目を書き換えられたり、問い合わせフォームの送り先を別のメールアドレスに変えられたりするおそれがあります。症状が書かれた問い合わせが知らない人のところへ届いてしまえば、要配慮個人情報の漏えいにつながります。この場合は件数に関係なく、個人情報保護委員会への報告とご本人への通知が必要になります。詳しくは個人情報保護委員会の案内をご確認ください。

外から弱点をねらわれる話はニュースになりやすい一方で、院内のIDの扱いは見落とされがちです。けれども、パスワードが簡単すぎる、退職した人が今もログインできる、といった状態は、外からの攻撃と同じくらい入口になりやすいものです。

歯科医院でよくある「鍵の扱い」

ご相談の中でよく伺うのは、次のような状態です。思い当たるものがないか、一度見てみてください。

• 受付スタッフ全員で、院長と同じ1つのIDを使っている
• パスワードを付箋に書いて、受付のパソコンに貼っている
• 開業時に制作会社が決めたパスワードを、そのまま使い続けている
• パスワードが医院名や電話番号、開業年など推測しやすいもの
• 退職した歯科衛生士や事務スタッフのIDが、そのまま残っている
• 制作会社の担当者が変わったのに、前の担当者のIDが残っている

院内で決めておきたいルール

ログイン管理は、難しい設定よりも院内の決めごとで大きく変わります。次の表を参考に、医院に合ったルールを決めてみてください。

WordPressでは、利用者ごとに「投稿だけできる」「設定まで変えられる」といった権限を分けられます。受付スタッフがお知らせを書くだけなら、設定を変えられない権限で十分です。権限の分け方が分からない場合は、制作会社に「受付担当者用にお知らせだけ書けるIDを作ってほしい」と頼めば伝わります。

スタッフが退職するときの手順

歯科医院では、受付や歯科助手、歯科衛生士の入れ替わりがある程度定期的に起こります。退職のたびに慌てないよう、ホームページのIDの扱いも退職時の手続きの一つに入れておくと安心です。

1. その人が使っていたIDを確かめるホームページの管理画面、予約システムの管理画面、求人サイトの管理画面など、その人がログインしていた場所を書き出します。
2. IDを止めるか削除する最終出勤日の業務終了時に、IDを削除するか停止します。その人が書いたお知らせを残したい場合は、投稿者を別の人に移してから削除します。
3. 共有していたパスワードを変える1つのIDを共有していた場合は、パスワードを変更し、残るスタッフにだけ新しいパスワードを伝えます。
4. フォームの送り先を確かめる問い合わせや求人応募の通知が、その人の個人メールに届く設定になっていないかを確かめます。
5. 作業したことを記録するいつ、誰のIDを止めたかを簡単に記録しておくと、後から確かめるときに役立ちます。

ログインを守るための設定

院内のルールに加えて、制作会社に頼んで設定してもらえる守り方もあります。どれもホームページを作り直さずにできることです。

• 2段階の確認：パスワードに加えて、スマートフォンに届く番号などでもう一度確かめる
• ログインの回数制限：何度もパスワードを間違えたら、しばらくログインできなくする
• 管理画面の場所を限る：医院のネットワークからだけログインできるようにする
• ログインの記録：誰がいつログインしたかを残す

これらの設定は、プラグインで足すことが多い機能です。追加した部品も更新が必要になるので、予約カレンダーやフォームのプラグイン、更新しないとどうなる？もあわせて確認しておくと安心です。

おかしいと感じたときの相談先

「知らないIDが増えている」「お知らせが勝手に書き換わっている」と感じたときは、まずパスワードを変更し、制作会社に連絡してください。乗っ取りが疑われる場合の確かめ方は、歯科医院のホームページが乗っ取られていないか確かめる方法でまとめています。

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