歯科医院のホームページ、フォーム送信後の自動返信メールの文面を見直す時のポイント

自動返信メールが見直されないまま残りやすい理由

ホームページの予約フォームやお問い合わせフォームには、送信すると自動で届く「受け付けました」というメール（自動返信メール）が設定されています。ホームページを開設した時や予約システムを導入した時に、制作会社や予約システムの会社が一度文面を作り、その後はほとんど手を加えずに使い続けている医院が多く見られます。

ホームページのトップページや診療時間のページは、休診日や診療時間が変わるたびに更新する医院が多い一方、自動返信メールの文面まで合わせて見直す医院は少ないようです。診療時間を変更したのに、自動返信メールには以前の診療時間が案内文として残っているというケースもあります。

患者さんが予約や問い合わせを送った直後に目にするメールであるだけに、内容が古いままだと、医院への印象にも影響します。今の案内と食い違っていないか、一度確認しておく価値があります。

確認しておきたい項目

自動返信メールを見直す時は、次の項目が今の案内と合っているかを順に確認します。

特に、診療時間と連絡先は、ホームページ本体を更新する時に見直す項目と重なります。祝日と休診日が重なる年の表示の注意点のように、ホームページ本体の休診日を見直すタイミングで、自動返信メールも合わせて確認しておくと、見落としを防げます。

自動返信メールが届いているかどうかの確認

文面の内容と同じくらい大切なのが、自動返信メールが実際に患者さんのもとへ届いているかどうかです。携帯電話会社やフリーメールのアドレスでは、迷惑メールフィルターの設定によって、自動返信メールが届かないことがあります。

1. スタッフ自身のアドレスでテスト送信する院内のスタッフが、普段使っているメールアドレスでフォームを実際に送信し、自動返信メールが届くか確認します。
2. 携帯電話会社のアドレスでも確認するパソコンのメールアドレスだけでなく、携帯電話会社のアドレスでも届くかを確認します。
3. 迷惑メールフォルダも確認する受信ボックスに届かない場合は、迷惑メールフォルダに振り分けられていないかも確認します。
4. 届かない場合は制作会社や予約システムの会社に相談する送信元のメールアドレスの設定に問題がある場合は、制作会社や予約システムの会社に確認を依頼します。

文面を直す時に気をつけたいこと

自動返信メールの文面を直す時は、どこで編集できるかを事前に確認しておく必要があります。予約システムを使っている場合は、ホームページ本体とは別の管理画面で文面を編集する仕組みになっていることが多く、ホームページを更新しただけでは自動返信メールの内容は変わりません。

どちらの管理画面で編集するのか分からない場合は、制作会社や予約システムの会社に確認してください。フォームの送信先メールアドレスの設定については、フォームのメールが届かない時に確認したいことでも取り上げていますので、合わせてご確認ください。

見直すタイミングを決めておく

自動返信メールは、一度設定した後は目に触れる機会が少なく、見直すきっかけを作らないと長く放置されがちです。診療時間を変更する時、休診日を案内する時、院長が交代する時など、ホームページ本体を更新するタイミングに合わせて、自動返信メールの文面も確認する習慣をつけておくとよいでしょう。

• 診療時間・休診日を変更する時に、自動返信メールの文面も確認する
• 院長が交代する時に、差出人名・署名を見直す
• 年に一度は、実際にフォームを送信して文面と到達を確認する
• 確認した日をメモに残し、次に見直す時の目安にする

見直しに不安がある時は

自動返信メールの文面や、届いているかどうかの確認は、普段の診療の合間に見落とされやすい作業です。今のホームページの予約フォームや問い合わせフォームが正しく機能しているか、無料の自動診断で確認してみるのも一つの方法です。アドレスを入れるだけで、約10秒で気になる点を確かめられます。

どこまで自分たちで確認できるか分からない場合や、文面の修正を依頼したい場合は、専門家にご相談ください。HPドクターでは、今の制作会社との契約はそのままで、AIがホームページを週3回診断し、変化があった時だけお知らせするAI相談プランを14日間無料でお試しいただけます。人に相談したい方は、無料でご相談いただけます。