歯科医院のホームページ、予約システムを乗り換える時に確認したい比較ポイント

乗り換えを考えるきっかけになりやすい不満

今の予約システムについて、次のような不満から乗り換えを検討する医院が多いようです。

• スマートフォンからの予約画面が見づらい、操作しにくい
• 予約が入った時の通知が届きにくい、確認しづらい
• キャンセル・変更の手続きが分かりにくい
• 料金プランが院の予約件数に合っていない

不満の内容によって、確認すべき比較ポイントも変わってきます。まずは今のシステムで困っている点を院内で整理しておきましょう。

受付のスタッフと、実際に予約をする患者さんとで、困っている点が異なることもあります。受付からは「予約状況の一覧が見づらい」、患者さんからは「空き時間が分かりにくい」など、それぞれの立場で不満を聞き取っておくと、比較する際の基準がはっきりします。

また、予約件数が増えてきた医院では、今のシステムが対応できる予約数の上限に達していることもあります。契約しているプランの上限や、同時に予約できる人数の制限についても、乗り換えを検討するきっかけとして見直しておくとよいでしょう。

比較する時に確認しておきたい項目

ホームページとの連携で確認したいこと

1. 埋め込み方法を確認する新しい予約システムが、今のホームページにそのまま埋め込めるか、制作会社に確認します。
2. 予約ボタンの表示場所を決めるトップページや診療時間のページなど、予約ボタンをどこに置くかを決めます。
3. 切り替え時にページが正しく表示されるか確認するシステムを切り替えた直後、予約ページが正しく表示されているか、スマートフォンとパソコンの両方で確認します。

予約ボタンの見た目がホームページ全体のデザインと大きく異なっていると、患者さんが「別のサイトに移動してしまったのか」と不安になることがあります。可能であれば、ボタンの色や文字の大きさを、今のホームページの雰囲気に合わせてもらうよう制作会社に相談してみましょう。

今のWeb予約の入口が正しく機能しているかは、歯科医院のWeb予約、ホームページからの入口が切れていないか確かめる方法でも確認できます。

予約システムの提供元によっては、専用のアプリやページを用意している場合もあります。その場合、ホームページからそのまま遷移する形になるのか、見た目が大きく変わってしまうのかも、院の印象づくりとして確認しておきたい点です。

乗り換え作業で気をつけたいタイミング

予約システムを切り替える際は、患者さんが予約を取れない期間が発生しないよう、タイミングに気をつける必要があります。

• 診療の少ない時間帯や休診日の前後に切り替え作業を行う
• 切り替え期間中は、電話での予約受付も可能にしておく
• 既存の予約が新システムに正しく引き継がれているか確認する
• 切り替え後しばらくは、院内で予約状況を重点的に確認する

長く通院している患者さんの中には、今の予約方法に慣れている方も多くいます。切り替え後しばらくの間は、受付でも操作方法を案内できるようにしておくと、患者さんが戸惑う場面を減らすことができます。

切り替えの案内は、ホームページのお知らせだけでなく、来院時の声かけや、院内の掲示でも伝えておくと、普段ホームページを見ない患者さんにも伝わりやすくなります。特に高齢の患者さんには、電話での予約方法も変わらず利用できることを伝えておくと安心していただけます。

比較・検討に迷ったら

予約システムの比較は、料金だけでなく、ホームページとの連携や院内の運用に合っているかを含めて検討することが大切です。今の制作会社に、新しいシステムとの連携が可能かを確認してもらうのも一つの方法です。

ホームページ全体の状態を確認したい場合は、無料の自動診断をご利用ください。HPドクターのAIみまもりは、月額1,500円で貴院のホームページを週3回診断し、変化があった時だけお知らせします。14日間無料でお試しいただけますので、予約システムの切り替えと合わせて、ホームページ全体の見直しにもご活用ください。

予約システムの乗り換えは、院の運用を大きく変える機会にもなります。受付のスタッフを含めて、新しいシステムの操作に慣れるまでの期間を見込んでおくと、切り替え直後の混乱を抑えやすくなります。