歯科医院のホームページ、予約システムのメンテナンス時間とお知らせの出し方

予約システムにも、決まったメンテナンス時間がある

多くのWeb予約システムは、提供会社のサーバー側で定期的なメンテナンスを行っています。多くの場合は深夜から早朝など、利用の少ない時間帯に設定されていますが、医院によっては朝の診療開始前の時間にかかってしまうこともあります。

まずは今使っている予約システムに、定期メンテナンスの時間帯が決まっているかどうかを、提供会社や制作会社に確認してみましょう。合わせて、予定外の不具合で止まってしまった場合の連絡先も確認しておくと安心です。

メンテナンス中、患者さんはどう困るか

お知らせが出ていない状態で予約画面が開けないと、次のような困りごとが起きやすくなります。

• 予約ボタンを押しても画面が真っ白になり、故障だと思って問い合わせの電話が増える
• 深夜にスマートフォンで予約しようとした患者さんが、そのまま諦めて他院を探してしまう
• 急な痛みで今すぐ予約したい患者さんが、電話受付の時間外だと連絡する手段がないと感じてしまう
• 何度も予約を試して送信エラーが続き、同じ内容の問い合わせが重複して届く

こうした困りごとの多くは、「今は予約を受け付けていない理由」と「代わりの連絡方法」の二つを、あらかじめ画面に示しておくことで減らせます。

お知らせを出すタイミングと場所

メンテナンスが数日前から分かっている場合は、次のようなタイミングでお知らせを重ねておくと、患者さんの目に留まりやすくなります。

お知らせ文を書くときの工夫

お知らせの文章は、次の点を意識すると患者さんに伝わりやすくなります。

• 「メンテナンス」という言葉だけでなく、「予約システムが一時的にご利用いただけません」と分かりやすい言葉で伝える
• 開始と終了の時間を具体的な数字で示す（「夜間」より「午前2時から午前5時まで」のように書く）
• メンテナンス中でも急ぎの相談がある場合の電話番号を、同じお知らせの中に必ず入れる
• 終了予定の時間が延びる可能性がある場合は、その旨も一言添えておく

お知らせを出す場所や消し忘れについては、歯科医院の年末年始・お盆の休診のお知らせ、ホームページの直し方と消し忘れ対策でも似た考え方を紹介していますので、あわせてご確認ください。

メンテナンス後に確認しておきたいこと

メンテナンスが終わった後は、画面を消して終わりにせず、次の点を確認しておくと安心です。

1. 実際に予約が取れるか試すスタッフが実際に1件、仮の予約操作をしてみて、正常に送信できるかを確かめます。
2. お知らせの表示を消すトップページや予約画面に残っているメンテナンス中の表示を、確実に消します。
3. メンテナンス中に届いた問い合わせを確認する電話やメールで代わりに届いた相談が、対応漏れになっていないかを確認します。
4. 予約の入口が切れていないか確かめる歯科医院のWeb予約、ホームページからの入口が切れていないか確かめる方法の内容も合わせて点検すると安心です。

日頃からの備えが、患者さんの信頼につながります

予約システムの不具合やメンテナンスは、医院側のミスではなく提供会社側の仕組みによるものですが、お知らせの出し方次第で患者さんの受け止め方は大きく変わります。HPドクターの「AIみまもり」は、貴院のホームページを週3回（月・水・金）診断し、予約ページまわりに変化があった時だけお知らせします。気になることがあれば、AIにそのまま相談することもできます。料金は月額1,500円で、14日間は無料です。今の制作会社との契約はそのままでお使いいただけます。

予約ページが今きちんと開けるかどうかは、無料の自動診断でも確かめられます。お知らせの出し方に迷う場合は、14日間無料のAIみまもりで相談しながら進めることもできますし、まずは人に相談したい方は無料で担当者にご相談いただけます。