歯科医院のWeb予約、ホームページからの入口が切れていないか確かめる方法

予約の入口は、ホームページの中に何か所もある

歯科医院のホームページでは、予約の入口が一か所だけということはまずありません。トップページの大きなボタン、スマートフォンで画面の下に出る固定ボタン、診療案内のページの最後、矯正やインプラントの説明ページの「無料相談はこちら」、ページの一番下（フッター）など、何か所にも置かれているのが普通です。

入口が多いのは患者さんにとって便利な反面、予約サービスを乗り換えたり、予約画面の住所（URL）が変わったりしたときに、直し漏れが出やすいという弱点があります。トップページは直したのに、自費診療の説明ページの中のボタンだけ古い画面につながったまま、ということが起こるのはこのためです。

予約サービスの側で古い画面が閉じられていれば「ページが見つかりません」と表示されますし、古い契約が残っていれば、誰も見ていない予約画面に予約が入ってしまうこともあります。どちらも、院内からはなかなか気づけません。

予約が入らなくなったとき、院内では「たまたま少ない時期なのだろう」と考えがちです。ネット予約が減ったと感じたら、季節や地域の事情を考える前に、まず入口が正しくつながっているかを確かめてみてください。原因が入口の切れ目なら、直せばすぐに元に戻ります。

予約まわりで起きやすい行き違い

予約の入口で起きることは、だいたい次のどれかです。貴院のホームページに当てはまるものがないか、思い浮かべながらご覧ください。

見落としやすいのが通知先のメールアドレスです。予約が入ると医院に知らせが届く仕組みの場合、その通知先が、退職したスタッフのアドレスや、今は見ていない古いアドレスのままになっていることがあります。予約そのものは入っているのに、受付が気づかず、患者さんが来院して初めて分かる、ということも起こり得ます。

受付で月に一度できる点検の手順

予約の入口の点検は、特別な知識がなくてもできます。受付の方にお願いする場合は、次の手順をそのまま渡してください。所要時間は15分ほどです。

1. スマートフォンでトップページを開く院内のWi-Fiではなく、携帯電話の回線で開くと、患者さんと同じ状態で確かめられます。
2. 予約ボタンを全部押すトップ、固定ボタン、診療案内、自費診療の説明ページ、フッターなど、目についた予約ボタンを一つずつ押し、今使っている予約画面が開くか確かめます。
3. 電話番号を押す電話番号を押して発信画面になるかを確かめます（実際にかける必要はありません）。
4. テスト予約をして通知を確かめる予約サービスにテスト用の予約を入れる方法があれば、予約を入れて医院に通知が届くか、確認メールが届くかを見ます。終わったら予約を取り消します。
5. 結果を記録するどのボタンを押したか、問題があったかを点検表に書き残します。問題があれば、ページ名とボタンの場所を制作会社に伝えます。

テスト予約の方法は予約サービスによって違います。予約サービスの管理画面や案内をご確認ください。テスト予約が難しい場合は、通知先のメールアドレスが今使っているものになっているかだけでも、管理画面で確かめておくと安心です。

予約サービスを乗り換えるときに気をつけること

予約サービスの乗り換えは、入口の直し漏れが最も起きやすい場面です。乗り換えの前に、次の点を整理しておきましょう。

• ホームページの中で、予約画面につながっているボタンとリンクを全部書き出しておく
• 新しい予約画面の住所（URL）が決まったら、書き出した全部の場所を同じ日に差し替える
• 古い予約サービスは、差し替えが終わったのを確かめてから解約する（先に解約すると、その間の予約が届かない）
• 医院への通知先と、患者さんへの確認メールの送信元を設定する
• 地図の情報や、ほかの紹介ページに載せている予約の住所も差し替える

制作会社にボタンの差し替えを頼む場合は、「トップページの予約ボタンを差し替えて」ではなく、「ホームページ内のすべての予約ボタンを新しい住所に差し替えて」と頼むのがコツです。一か所だけ直して終わり、という行き違いを防げます。

休診の前は、予約サービス側の休診設定も忘れずに行いましょう。段取りは年末年始・お盆の休診のお知らせ、ホームページの直し方と消し忘れ対策でまとめています。そのほかに月に一度見ておきたい場所は歯科医院のホームページ、月に一度の点検で見る場所チェックリストをご覧ください。

予約まわりの相談先を決めておく

予約の入口は、ホームページの制作会社、予約サービスの会社、医院の受付と、関わる人が分かれています。そのため、何か起きたときに「どこに聞けばいいのか分からない」となりがちです。ボタンの差し替えは制作会社、予約枠や通知の設定は予約サービス、といった具合に、相談先を一覧にしておくと迷いません。

HPドクターのAIみまもりは、週3回（月・水・金）貴院のホームページを診断し、変化があった時だけお知らせします。「予約ボタンの置き場所はこれでよいか」「乗り換えのときに何を直せばよいか」といった相談も、AIにそのまま聞けます。月額1,500円で、14日間無料でお試しいただけます。まずは無料の自動診断でホームページの状態を確かめてみてください。