セキュリティ・弱点
予約フォームへの迷惑な送信やいたずら予約が増えた時の対策｜歯科医院の受付を守る
朝、受付のパソコンを開くと、問い合わせフォームから英語の広告メールが何十通も届いている。Web予約に、電話をかけてもつながらない名前の予約が入っていて、その時間の枠が埋まってしまった。こうした迷惑な送信やいたずら予約は、受付の手間を増やすだけでなく、本当の患者さんの予約を取りこぼす原因にもなります。この記事では、原因の見分け方と、院内でできる対策をお伝えします。
迷惑な送信には大きく2種類ある
フォームへの迷惑な送信は、送り手によって大きく2つに分かれます。どちらなのかで、効く対策が変わります。
- 機械による大量送信：プログラムが自動でフォームを探し、広告や意味のない文字を送ってくる。英語や外国語の文章、怪しいリンクが多い
- 人によるいたずら・架空の予約：実在しない名前や電話番号で予約を入れる。数は少ないが、予約枠を埋めてしまう
機械による送信は、フォームがあるホームページならどこにでも届く可能性があります。歯科医院だから狙われたというより、フォームが見つかったから送られていると考えてよいものです。一方、人によるいたずら予約は、Web予約を取り入れている医院ならではの悩みです。
まず落ち着いて
迷惑な送信が届いたからといって、ホームページが乗っ取られたわけではありません。ただし、届いたメールのリンクは開かないようにしてください。
受付で困ること
迷惑な送信やいたずら予約が増えると、受付では次のようなことが起きます。
| 困ること | 起きやすい場面 | 影響 |
|---|---|---|
| 本当の問い合わせが埋もれる | 広告メールの中に、患者さんの相談が混ざる | 返事が遅れたり、見落としたりする |
| 予約枠が埋まる | 架空の予約が人気の時間帯に入る | 本当の患者さんが予約できない |
| 確認の電話が増える | 予約の確認で電話してもつながらない | 受付スタッフの時間が取られる |
| 怪しいリンクを開いてしまう | 広告メールのリンクを確かめようと押す | 院内のパソコンが不審なサイトにつながる |
特に、本当の患者さんからの相談を見落とすのは避けたいところです。迷惑な送信が増えると、スタッフが「どうせまた広告だろう」と流し読みするようになり、大切な問い合わせまで見逃しやすくなります。
貴院のホームページは大丈夫？
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フォームに入れておきたい守り
機械による大量送信は、フォームにいくつかの仕組みを足すことでかなり減らせます。どれもホームページを作り直さずに、制作会社に頼んで設定してもらえることが多いものです。
- 機械かどうかを見分ける仕組み：送信の前に、人が操作しているかを確かめる
- 連続送信の制限：同じ相手から短い時間に何度も送れないようにする
- 入力形式のチェック：電話番号欄に数字以外が入っていたら送れないようにする
- 予約確認メールでの本人確認：届いたメールのボタンを押して初めて予約が確定する形にする
- 怪しい送信の振り分け：リンクの多い送信や外国語だけの送信を別のフォルダに分ける
ただし、守りを強くしすぎると、本当の患者さんが入力しにくくなります。特にご高齢の患者さんは、複雑な確認画面で予約をあきらめてしまうこともあります。患者さんにとっての入力のしやすさと、守りのバランスを見ながら、制作会社と相談して決めてください。
いたずら予約への院内での対応
人によるいたずら予約は、仕組みだけで完全に防ぐのは難しいものです。院内での運用と組み合わせて対応しましょう。
- 怪しい予約の目安を決める電話番号の形がおかしい、同じ名前で何件も入っている、初診なのに予約が直前すぎる、など、院内で「確認が必要な予約」の目安を決めます。
- 確認の連絡をする目安に当てはまる予約には、前日までに電話やメールで確認します。つながらない場合の扱いも決めておきます。
- 記録を残すいたずらと分かった予約は、日時と内容を記録しておきます。同じ傾向が続けば、制作会社や予約サービスの窓口に相談する材料になります。
- 予約の受け付け方を見直すいたずらが続く場合は、初診のWeb予約は確認メールで確定する形にするなど、受け付け方を調整します。
見落としやすい点
外部の予約サービスを使っている場合、いたずら予約への対策機能はサービス側にあることが多いです。医院のホームページだけを直しても変わらないので、予約サービスの窓口にも相談してください。
いたずら予約が続くと、受付スタッフの気持ちの負担も大きくなります。対応を一人に任せきりにせず、確認の連絡をする人と記録を残す人を決めておくなど、院内で役割を分けておくと続けやすくなります。迷ったときに相談できる先を決めておくことも大切です。
迷惑な送信が急に増えたときに確かめたいこと
これまで少なかった迷惑な送信が急に増えた場合は、フォームの部品が古くなって守りが効かなくなっていることがあります。フォームのプラグインや土台のPHPが更新されているかを確かめてください。詳しくは予約カレンダーやフォームのプラグイン、更新しないとどうなる？で解説しています。
また、迷惑な送信の中に、医院のホームページのアドレスや医院名を使った不審な内容が含まれている場合は、ホームページが改ざんされていないかもあわせて確かめると安心です。確かめ方は歯科医院のホームページが乗っ取られていないか確かめる方法でまとめています。
反対に、迷惑な送信を止めようと設定を変えたあとに、本当の問い合わせまで届かなくなることもあります。設定を変えたら、テスト送信で医院に届くかを確かめてください。届かない場合はWeb予約や問い合わせのメールが届かない時の確かめ方を参考にしてください。
フォームの状態を続けて見守るには
フォームの守りは、一度設定すれば終わりではなく、部品の更新とともに見直していく必要があります。HPドクターの「AIみまもり」は、AIが貴院のホームページを週3回（月・水・金）診断し、変化があった時だけお知らせします。迷惑な送信への対策で迷うことがあれば、AIにそのまま相談できます。
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14日間無料で始める まずは人に相談するよくあるご質問
迷惑な送信が届くのは、ホームページが乗っ取られているからですか？
多くの場合、乗っ取りとは関係なく、プログラムがフォームを見つけて自動で送ってきているだけです。ただし、届いたメールのリンクは開かないようにし、急に増えた場合はフォームの部品の更新状況を確かめてください。
機械かどうかを見分ける仕組みを入れると、患者さんが予約しにくくなりませんか？
仕組みの種類によっては、入力の手間が増えることがあります。ご高齢の患者さんも使いやすいよう、目立たない形の仕組みを選ぶなど、制作会社と相談して調整してください。
いたずら予約を入れた人を特定できますか？
医院側で特定するのは難しいことが多いです。記録を残し、続くようであれば予約サービスの窓口や制作会社に相談してください。悪質な場合は、警察などの窓口への相談も検討してください。
迷惑な送信を削除するとき、気をつけることはありますか？
本当の患者さんの問い合わせが混ざっていないかを確かめてから削除してください。リンクや添付ファイルは開かないようにしましょう。
迷惑な送信が多いので、問い合わせフォームを外してもよいですか？
フォームを外すと迷惑な送信は止まりますが、電話をかけにくい時間帯に相談したい患者さんの入口もなくなります。まずは機械を見分ける仕組みなどで減らせないかを制作会社と相談し、それでも難しい場合に受け付け方を見直すのがおすすめです。
この記事は、歯科医院のホームページの見守りと相談を担当する「HPドクター」編集部がまとめました。
