歯科医院の採用面接、日程調整をオンラインで行う時の注意点

面接の日程調整をオンラインに変える医院が増えている理由

診療時間中は電話に出られないことが多く、面接希望の方への折り返しが夕方以降になってしまう、というお悩みをよく伺います。日程調整ツールやオンラインカレンダーを使うと、応募者が空いている時間に候補日を選んで送ってくれるため、受付や衛生士が診療の合間に電話をかけ直す手間を減らせます。

特に歯科衛生士の採用は複数の院が同時に募集をかけていることが多く、連絡の速さが応募者の印象に影響します。オンラインでのやり取りに切り替えると、応募から面接確定までの時間を短くしやすくなります。

また、求人サイトを見るのは平日の夜や休日が中心という応募者も多く見られます。応募者がその場で候補日を選べる仕組みがあると、受付が営業していない時間帯でも日程調整が進むため、応募から面接までの期間が延びにくくなるという利点もあります。

日程調整ツールを使う時に確認したい個人情報の扱い

日程調整ツールの多くは、応募者の氏名や連絡先、場合によっては履歴書のファイルを一時的に預かる形で動きます。無料で使えるツールも増えていますが、導入する前に次の点を確認しておくと安心です。

• 応募者の氏名・連絡先・履歴書がどこに保存されるか（ツールの提供元のサーバーかどうか）
• ツールの利用規約に、保存期間や削除の方法が書かれているか
• 候補日のやり取りをする画面に、他の応募者の名前や日程が映り込まないか
• 面接確定の通知メールを、応募者本人の連絡先宛てに送っているか

歯科衛生士や歯科助手の採用では、応募者が現在他院に在籍している場合もあります。候補日をやり取りする中で、在籍先の名前や勤務状況が分かる情報が含まれることもあるため、院内で見る担当者を採用に関わる人だけに絞っておくと安心です。

ホームページの求人ページや応募フォームの個人情報の扱いについては、歯科医院の求人応募フォーム、履歴書の受け取り方は大丈夫？歯科衛生士の採用ページの安全対策でも詳しくご紹介しています。日程調整ツールだけでなく、応募フォームから面接確定までの一連の流れを通して確認しておきましょう。

日程調整ツールを選ぶ時に見ておきたいポイント

1. 提供元が分かるか確認するツールを運営している会社名が利用規約やサイトに明記されているか確認します。運営元が分からないツールは避けましょう。
2. 無料プランの範囲を確認する無料プランでは候補日の件数や保存期間に制限があることが多いため、実際に使う前に範囲を確認します。
3. 院内で使う人を決めておく日程調整ツールにログインできる人を、採用の担当者だけに絞っておきます。
4. 試しに自分宛てで送ってみる実際にツールから自分の携帯電話やメールアドレス宛てに候補日の通知を送り、表示や文言に問題がないか確認します。

ツールを導入したものの使いこなせず、結局電話でのやり取りに戻ってしまう、ということも少なくありません。まずは1〜2名の応募者で試してみて、院のスタッフが無理なく使えるかを確認してから、本格的に切り替えるとよいでしょう。

面接当日までの準備と、日程変更・キャンセルへの対応

診療の合間に面接を行う歯科医院では、急な診療の延長で面接の時間が後ろ倒しになることもあります。日程調整ツールで予約が確定した後も、変更やキャンセルの連絡がスムーズに取れる状態にしておくことが大切です。

• 面接の時間変更が必要になった場合、誰が応募者に連絡するかを院内で決めておく
• ツールのリマインド機能を使う場合、送信先が応募者本人になっているか確認する
• 面接当日の受付方法（来院時の声かけ・案内する場所）を決めておく
• 面接をキャンセルされた場合も、他の応募者に不利益がないよう記録を残しておく

繁忙期には面接の予定が診療の予約と重なりやすくなります。ホームページの予約システムと面接の日程調整ツールを混同してしまわないよう、院内用のカレンダーと患者さん向けの予約システムは別に管理しておきましょう。

面接の予定を院内のスタッフ全員が見られるカレンダーに入れてしまうと、応募者の氏名や連絡先が、採用に関わらないスタッフの目にも触れてしまいます。面接の予定は、院内共有用のカレンダーとは別に、採用担当者だけが見られる場所で管理するとよいでしょう。

ホームページの求人ページ自体の見直しについては、歯科医院のホームページ、求人に応募が来ない時に見直したい場所でもご紹介しています。日程調整のやり方だけでなく、求人ページ全体を定期的に見直すことで、応募から採用までの流れをスムーズにできます。

安心して使うための心がけ

日程調整ツールは、電話対応の負担を減らす便利な手段ですが、応募者の個人情報を扱うという点では、ホームページの応募フォームと同じ注意が必要です。導入する前に提供元や保存先を確認し、院内で見る人を絞っておけば、安心して活用できます。

求人ページを含めたホームページ全体の状態が気になる場合は、無料の自動診断をご利用ください。HPドクターのAIみまもりは、月額1,500円で貴院のホームページを週3回診断し、変化があった時だけお知らせします。14日間無料でお試しいただけます。

ツールの選び方や個人情報の扱いに迷う場合は、院内だけで判断せず、専門家に相談することも検討してください。HPドクターでは、専門家による無料相談も行っています。採用活動をスムーズに進めるためにも、まずは一度ご相談ください。

採用活動は求人ページの見やすさ、応募フォームの動作、面接までのやり取りの速さが積み重なって、応募者の印象を作っていきます。日程調整の部分だけを便利にしても、他の部分で手間取ってしまうと、せっかくの応募を取りこぼしてしまいます。採用に関わる一連の流れを、年に一度は見直してみることをおすすめします。