歯科医院の年末年始・お盆の休診のお知らせ、ホームページの直し方と消し忘れ対策

休診のお知らせで起きやすい3つの行き違い

休診のお知らせは、内容そのものは簡単です。それでも行き違いが起きるのは、同じ情報がホームページの何か所にも書かれているからです。歯科医院のホームページで起きやすいのは、次の3つです。

• 直し漏れ：お知らせは出したのに、診療カレンダーや予約画面では休診日に予約が取れてしまう
• 出し遅れ：休みの直前に慌てて載せたため、早めに予定を立てたい患者さんの目に届かない
• 消し忘れ：休みが明けても休診のお知らせが残り、今も休んでいると誤解される

特に困るのが、Web予約と食い違う場合です。お知らせには「12月29日から休診」と書いてあるのに、予約サービスの側では29日の枠が開いたままになっていると、予約が入ってしまい、受付から一件ずつ電話で変更をお願いすることになります。

休診のときに直す場所の一覧

ホームページの作りによって違いますが、多くの歯科医院では次の場所が関わります。一度、貴院のホームページで当てはまる場所に印をつけておくと、次からの作業がぐっと楽になります。

診療カレンダーは、画像で作っている医院と、ホームページの仕組みの中で日付ごとに色を変えている医院があります。画像の場合は、作り直しを制作会社に頼む必要があるため、お知らせ欄よりも時間がかかります。休みが決まったら、カレンダーの直し方がどちらなのかを先に確かめておくと慌てずに済みます。また、矯正やインプラントの相談会、定期検診の案内など、休診期間に重なる日付が入ったお知らせがないかも見ておきましょう。

最後の「地図の営業時間」はホームページそのものではありませんが、患者さんが検索したときに最初に目にする場所です。ホームページだけ直して地図の情報が通常どおり、という行き違いもよく伺います。

出し忘れ・消し忘れを防ぐ段取り

休診のお知らせは、思い出したときに出すのではなく、休みが決まった日に段取りを決めてしまうのがコツです。次の手順で進めると、出し忘れも消し忘れも防げます。

1. 休みが決まったら、掲載日と削除日を決める年末年始やお盆なら1か月ほど前、臨時休診なら決まった当日を掲載日にします。あわせて、休み明けの翌日を削除日（または「終了」に書き換える日）として決めます。
2. 院内のカレンダーに予定として入れる掲載日と削除日を、受付の予定表や院内の共有カレンダーに入れます。担当者の名前も書いておきます。
3. 掲載日に4か所をまとめて直すお知らせ欄、診療カレンダー、Web予約の受付枠、地図の営業時間を同じ日に直します。一か所ずつ別の日に直すと漏れが出ます。
4. スマートフォンで患者さんの目線で確かめるトップページからお知らせが見えるか、予約画面で休診日が選べなくなっているかを、実際に操作して確かめます。
5. 削除日にお知らせを下げる休み明けにお知らせを削除するか、「終了しました」と書き換えます。WordPressなどで公開期間を設定できる場合は、掲載時に終了日を入れておくと消し忘れを防げます。

お知らせの文面は「毎年同じ形」にしておく

文面を毎回考えるのは手間ですし、書くたびに表現がばらつきます。休診のお知らせは、ひな形を一つ決めておくのがおすすめです。

• 見出し：年末年始の休診のお知らせ（期間がひと目で分かる言葉）
• 休診の期間：○月○日（○）〜○月○日（○）
• 診療開始日：○月○日（○）から通常どおり診療します
• 予約について：休診中もWeb予約はご利用いただけます、など
• 急な痛みや腫れのとき：休日当番医の案内先を載せるかどうか

休日に歯が痛くなった患者さんは、まずかかりつけの歯科医院のホームページを開きます。地域の休日歯科診療の案内などがあれば、その案内先を載せておくと親切です。載せる内容は地域ごとに違うため、所属の歯科医師会などの案内をご確認ください。

休診のお知らせ以外にも、月に一度見ておきたい場所があります。歯科医院のホームページ、月に一度の点検で見る場所チェックリストもあわせてご活用ください。

お知らせの更新を自分たちでできないとき

お知らせを載せるたびに制作会社に依頼している場合は、繁忙期の前に早めに依頼するのが基本です。年末は制作会社も休みに入るため、休み明けの削除が遅れることもあります。依頼の際は、掲載日と削除日をまとめて伝えておきましょう。

依頼のメールには、①掲載する文面、②載せる場所（お知らせ欄・カレンダーなど）、③掲載日、④削除日、の4つを一度に書くと、やり取りが一往復で済みます。毎年同じ時期に同じ依頼をしているなら、昨年のメールを残しておき、日付だけ変えて送るのも手です。逆に、お知らせ一つの更新に何日もかかる、費用がそのつど発生する、という場合は、更新の頼み方そのものを見直す時期かもしれません。

院内でお知らせを更新できるようにしたい場合は、どこまでを院内で、どこからを外部に任せるかを決めておくと安心です。分担の考え方は歯科医院のホームページ更新、院内でやるか外に任せるかでまとめています。

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