歯科医院のホームページ、閉院・医院継承のときに残すお知らせの書き方

閉院・継承のお知らせに書いておきたい基本の項目

閉院や医院継承を決めた時、患者さんが一番知りたいのは「いつまで診療が続くのか」「その後、通院先をどう探せばよいのか」という点です。まずは次のような基本項目を、分かりやすく書いておきましょう。

長く通院している患者さんの中には、高齢の方や、定期的な治療を受けている方も多くいます。文章だけでなく、電話での問い合わせ先も併せて載せておくと、ホームページを見るのが難しい患者さんにも情報が伝わりやすくなります。

また、矯正治療や義歯の作製など、複数回の通院が前提になっている治療を受けている患者さんには、個別に案内が必要になる場合もあります。ホームページでのお知らせとは別に、来院時に直接説明する機会を設けておくと、行き違いを防ぎやすくなります。

お知らせを出すタイミングの目安

お知らせを出すタイミングが早すぎても患者さんを不安にさせ、遅すぎても十分に周知できません。次のような段階を目安に進めるとよいでしょう。

1. 半年前後：院内での告知を始める決定した時点で、まずは院内の掲示やスタッフへの説明から始め、ホームページでの告知のタイミングを検討します。
2. 3か月前後：ホームページに掲載する最終診療日が固まった時点で、ホームページのトップページや、お知らせ欄に掲載します。
3. 直前・当日：診療記録の案内を詳しくする診療記録の引き継ぎ先や相談窓口について、より詳しい案内に更新します。

どの段階でも、院内の掲示とホームページの記載内容を一致させておくことが大切です。患者さんの中には、来院時に掲示を見て初めて知る方もいれば、来院前にホームページで確認する方もいます。どちらを見ても同じ情報が得られるようにしておきましょう。

カルテ・レントゲンなど診療記録の取り扱いを伝える

閉院・継承のお知らせでは、診療記録の取り扱いについて、患者さんが不安にならないよう具体的に書いておくことが大切です。

• 診療記録の保管期間や保管先の窓口
• 継承先の医院名・連絡先（継承する場合）
• 記録の開示を希望する際の相談窓口

診療記録の取り扱いに関する扱いは、個別の状況によって異なります。具体的な保管期間や手続きについては断定せず、保健所や歯科医師会など所管の窓口にご確認ください。

紹介状やお薬の情報についても、通院先が決まっていない患者さんから相談を受けることがあります。ホームページのお知らせに、相談の受付時間や方法を書いておくと、問い合わせが重なった時にも対応の見通しが立てやすくなります。

電話での問い合わせが集中しやすい期間でもあるため、よくある質問をあらかじめFAQの形でホームページに載せておくと、同じ内容の電話対応を減らすことにもつながります。

医院を継承する場合に書き加えたい内容

別の歯科医師が医院を継承する場合は、閉院とは異なる案内が必要になります。次のような内容を書き加えておくと、患者さんが安心して通院を続けられます。

• 新しい歯科医師の紹介（経歴・診療方針など）
• 診療時間や休診日が変わる場合は、その内容
• 今までの予約・カルテがそのまま引き継がれるかどうか

新しい歯科医師の紹介ページについては、歯科医院の医師・スタッフ紹介ページ、入職・退職のときに直す場所と写真の扱いも参考になります。

継承の場合は、院名や外観が変わらないことが多いため、患者さんが「いつから新しい歯科医師になったのか」に気づきにくいことがあります。切り替えの時期をお知らせの冒頭に大きく書き、院内の掲示とホームページの表記を揃えておくと、行き違いを防ぎやすくなります。

お知らせを出した後も、ホームページを残しておくかどうか

完全に閉院する場合、最終診療日を過ぎた後もホームページを一定期間残しておくかどうかを決めておく必要があります。診療記録の相談窓口を探している患者さんが、後から訪れることもあるためです。

ホームページを閉じる前に、個人情報を含むデータの扱いに不安がある場合は、無料の自動診断で現在の状態を確認しておくと安心です。

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閉院や継承は、院長やスタッフにとっても大きな節目です。慌ただしい時期ではありますが、ホームページのお知らせは患者さんとの最後の、あるいは新しい歯科医師との最初の接点になります。落ち着いて、丁寧に準備を進めていきましょう。