地震・災害時の臨時休診のお知らせ、歯科医院のホームページの出し方

災害時の休診案内は、通常のお知らせと違う

年末年始やお盆の休診は、日程が決まっているため、余裕を持ってお知らせを準備できます。一方、地震や台風、大雪などの災害時は、その日の朝や前日の夜に、急に休診を決めることが多く、準備の時間がほとんどありません。

さらに、災害時は停電や通信の乱れが起きることもあり、いつも使っている方法でホームページを更新できない場合もあります。年末年始の休診のお知らせの出し方・消し忘れ対策は歯科医院の年末年始・お盆の休診のお知らせでご紹介していますが、災害時はこれに加えて、事前の準備がより重要になります。

平常時に準備しておきたいこと

災害が起きてから考えるのではなく、落ち着いているときに、次のことを準備しておくと、発生時に慌てずに対応できます。

1. お知らせの文章のひな形を用意する「本日は〇〇のため、臨時休診とさせていただきます」など、地震・台風・大雪それぞれの型を事前に作っておくと、当日は日付と状況を書き換えるだけで済みます。
2. 更新できる人と方法を複数用意するいつも更新している人以外にも、もう一人、管理画面にログインできる人を決めておきます。パソコンが使えない場合に備え、スマートフォンからの更新方法も確認しておきましょう。
3. ホームページ以外の連絡手段も決めておくLINE公式アカウントやSNS、Googleビジネスプロフィールへの投稿など、ホームページと合わせて使える手段を確認しておきます。
4. 制作会社や保守の担当の連絡先を控えておく自分たちで更新できない場合に、代わりに更新を頼める連絡先を、院内の見える場所に控えておきます。

発生直後に、どの順番で知らせるか

再開予定が分からない場合は、「未定」とだけ正直に書き、分かった時点で改めて更新する、という進め方で構いません。無理に予定を決めて書き、後で変更を重ねるよりも、患者さんの混乱が少なくなります。

通常診療に戻すときの案内

診療を再開するときも、ホームページのお知らせを忘れずに戻します。臨時休診のお知らせを消さずに残したままだと、再開した後も「今日は休診」と誤解されてしまいます。

• 臨時休診のお知らせを下げる、または「再開しました」という案内に書き換える
• 診療時間表が、災害前と変わっていないか確認する
• Web予約の受付を止めていた場合、受付を再開する
• Googleビジネスプロフィール・LINE公式アカウント・SNSも、同じタイミングで元に戻す

再開のお知らせが複数の場所に分かれていると、どこかを直し忘れやすくなります。ホームページ、月に一度の点検で見る場所チェックリストの仕組みを使って、災害後も一度、全体を見直しておくと安心です。

制作会社と連絡が取れないときの備え

災害時は、いつも更新をお願いしている制作会社や保守の担当も、同じ地域で被災していて、すぐに対応できないことがあります。日頃から、院内の誰かが最低限の更新（お知らせの追加）だけはできるようにしておくと、こうした場合にも対応しやすくなります。

連絡が取れない事態そのものへの備え方は、制作会社と連絡が取れない時、歯科医院のホームページはどうする？で詳しくご紹介しています。ドメインやサーバーの契約者情報、管理画面のIDなど、医院の手元にそろえておきたい持ち物も、災害時の備えとして見直しておきましょう。

落ち着いて備えるために

災害時の対応は、「もしものとき」を過度に心配するものではなく、落ち着いて準備しておけば、当日は決められた手順通りに動くだけで済みます。平常時に、ひな形の文章と、更新できる人・方法を確認しておくことが、一番の備えです。

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