歯科医院のホームページ更新、院内でやるか外に任せるか、分担の決め方

全部を院内でやる必要も、全部を外に任せる必要もない

ホームページの更新は、「院内で全部やる」か「外に全部任せる」かの二択ではありません。作業ごとに、院内が向いているものと外に任せたほうがよいものがあります。

院内が向いているのは、急ぎで、内容を院内が一番よく知っている作業です。休診のお知らせや診療カレンダー、求人の募集の終了などがそうです。こうした作業を外に頼むと、依頼から反映までに時間がかかり、患者さんに届くのが遅れます。

反対に、外に任せたほうがよいのは、専門の知識が必要で、失敗するとホームページ全体に影響する作業です。土台の部品（PHPなど）やWordPressの更新、デザインの変更、予約ボタンの一斉の差し替えなどがそうです。

作業ごとの分担の目安

歯科医院でよくある作業を、院内と外部のどちらが向いているかで整理しました。あくまで目安ですので、貴院の体制に合わせて調整してください。

院内で更新するときに決めておくこと

院内で更新を始める場合は、次のことを決めておくと、トラブルを防げます。

1. 更新する人を決める受付の方、事務長さんなど、更新する人を決めます。管理画面に入るための情報（ログイン情報）は、人ごとに分けて発行してもらうのが安全です。
2. 触ってよい範囲を決めるお知らせとカレンダーだけ、など、院内で触ってよい範囲を決め、それ以外は外部に頼むことにします。
3. やり方を紙1枚にまとめるお知らせの載せ方を、画面の写真つきで紙1枚にまとめておきます。担当者が休んだときにも困りません。
4. 載せる前の確認役を決める載せる前に、別の人がスマートフォンで内容を確かめる流れにしておくと、誤字や日付の間違いを防げます。
5. 退職のときの手続きを決める更新していた人が退職するときは、その人のログイン情報を止める手続きを、退職の手続きの一覧に入れておきます。

管理画面のログイン情報を複数人で使い回していたり、退職した人の情報が残っていたりすると、第三者に入り込まれるきっかけになることがあります。ログイン情報は人ごとに分け、使わなくなったら止めることを習慣にしておきましょう。

外に任せるときに決めておくこと

外に任せる作業についても、頼み方を決めておくとやり取りが楽になります。

• 依頼の窓口（院内は誰が依頼し、外部は誰が受けるか）
• 依頼から反映までの目安（休診のお知らせは何日前までに依頼するか）
• 定期的な作業（PHPやWordPressの更新、控え）をいつ行い、どう報告してもらうか
• 費用がかかる作業と、契約に含まれる作業の区別
• 土曜や夜間に困ったときの連絡先

外部への依頼は、メールに「どのページの、どこを、どう直したいか」と「いつまでに」を書き、スマートフォンの画面の写真を添えると、一度で伝わります。費用の考え方は歯科医院のホームページ保守費用、毎月の請求の中身を確かめる方法で、休診のお知らせの段取りは年末年始・お盆の休診のお知らせ、ホームページの直し方と消し忘れ対策でご紹介しています。

院内で更新を始めるときの進め方

院内で更新を始めるときは、いきなり多くのページを任せるのではなく、一つの作業から始めるのがおすすめです。最初は休診のお知らせだけ、慣れてきたら診療カレンダー、その次に求人、という順番で範囲を広げていくと、無理なく身につきます。

• 最初の1回は、制作会社の方に画面を見ながら手順を教えてもらう
• 教わった手順を、その場で画面の写真つきでまとめておく
• 最初の数回は、載せたあとに制作会社にも確かめてもらう
• 慣れてきたら、担当者を2人にして、どちらか休んでも更新できるようにする

院内で更新するようになると、ホームページを見る機会が増え、古い情報に気づきやすくなるという良い面もあります。月に一度の点検とあわせて行うと効果的です。点検の場所は歯科医院のホームページ、月に一度の点検で見る場所チェックリストでまとめています。

分担表を作って、院内に貼っておく

最後に、作業ごとに「誰がやるか」「困ったら誰に聞くか」を一覧にした分担表を作り、院内で共有しておくことをおすすめします。担当者が替わっても、分担表があれば引き継ぎがスムーズです。年に一度、分担表を見直し、院内でやるようになった作業や、外に任せるようになった作業を書き換えましょう。

分担を決めても、見えない部品の更新が実際に行われているかは、医院からは見えにくいものです。HPドクターのAIみまもりは、週3回（月・水・金）貴院のホームページを診断し、変化があった時だけお知らせします。気になることはAIにそのまま相談できます。月額1,500円で、14日間無料でお試しいただけます。今の制作会社との契約はそのままでかまいません。