歯科医院のホームページ保守、頼む会社の選び方と最初に聞きたい質問

歯科医院のホームページ保守で求められること

保守を頼む会社を選ぶ前に、貴院のホームページで何を任せたいのかを整理しておくことが大切です。歯科医院のホームページで保守に求められることは、大きく分けて次の3つです。

• 日々の更新：休診のお知らせ、診療カレンダー、料金表、医師紹介、求人など
• 見えない手入れ：土台の部品（PHPなど）やWordPressの更新、控え（バックアップ）、表示の見張り
• 困ったときの対応：表示されない、予約ボタンが動かない、書き換えられた、などの時の復旧

このうち、どれを外に任せ、どれを院内で行うかによって、選ぶべき会社は変わります。お知らせは院内で更新しているので見えない手入れだけ頼みたい、という医院もあれば、更新も含めて全部任せたいという医院もあります。

最初の打ち合わせで聞きたい質問

保守を頼む会社との最初の打ち合わせでは、次の質問をそのまま使っていただけます。答えの内容だけでなく、分かりやすい言葉で答えてくれるかも大事な判断材料です。

医療広告の決まりについても、一度聞いておくとよいでしょう。ただし、保守の会社は表現の判断をする立場ではありません。「迷う表現があれば保健所等に確認するよう勧めてくれるか」「医院が確認した内容に沿って直してくれるか」を見るのが現実的です。

答えの見方：安心できる答え、気をつけたい答え

同じ質問でも、会社によって答え方はさまざまです。次のような違いに注目すると、比べやすくなります。

• 「定期的に更新し、作業内容を毎月報告します」と具体的に答える会社は、作業の中身が見えやすい
• 「何かあれば対応します」とだけ答える会社は、普段は何もしていない可能性がある
• 「PHPの版は分かりません」「サーバーは触っていません」という答えなら、土台の手入れは誰もしていないかもしれない
• 専門用語ばかりで説明する会社は、困ったときの相談もしにくいことがある
• 名義や解約の質問をはぐらかす会社は、乗り換えのときに話がこじれることがある

料金の比べ方については歯科医院のホームページ保守費用、毎月の請求の中身を確かめる方法で詳しくご説明しています。金額だけでなく、含まれる作業と対応時間をそろえてから比べることが大切です。

歯科医院ならではの確かめどころ

一般的な保守の質問に加えて、歯科医院ならではの確かめどころがあります。

1. Web予約とのつながりを分かっているか予約サービスはホームページとは別の会社のことが多いため、ボタンの差し替えや通知の確認をどこまで手伝ってもらえるかを確かめます。
2. 繁忙期の段取りがあるか年末年始やお盆の休診のお知らせを、早めに載せて休み明けに下げる段取りを一緒に組めるかを確かめます。
3. 患者さんの情報が通るフォームに気を配れるか予約や相談、問診のフォームがある場合、通信の暗号化や届いたメールの扱いに気を配ってくれるかを確かめます。
4. 自費診療ページの修正に慣れているか料金改定のときに、料金表と各診療ページ、症例の説明をまとめて直してくれるかを確かめます。

フォームで扱う情報には、病歴など、個人情報保護法で要配慮個人情報とされるものが含まれることがあります。要配慮個人情報が漏れた場合は、件数にかかわらず個人情報保護委員会への報告と本人への通知が必要とされています。詳しくは個人情報保護委員会の案内をご確認ください。

打ち合わせの前に、医院側で用意しておくもの

保守を頼む会社に正しく見積もってもらうには、医院側でもいくつか用意しておくものがあります。これがそろっていると、打ち合わせが一度で済み、見積もりの比べやすさも上がります。

• ホームページの住所と、ページのおおよその数
• 今の制作会社との契約書と、直近の請求書
• 過去1年に依頼した更新作業の一覧（休診のお知らせ、料金改定など）
• 使っている予約サービスと、問い合わせ・相談のフォームの有無
• 院内で更新しているページと、更新している人

同じ資料を複数の会社に渡して見積もってもらえば、同じ条件で比べられます。逆に、会社ごとに伝える内容が違うと、見積もりの差が作業の違いなのか、伝え方の違いなのか分からなくなります。

小さく始めて、確かめてから任せる

最後に、いきなり長い契約を結ぶのではなく、まずは小さく始めて確かめることをおすすめします。たとえば、最初の数か月は見張りと報告だけを頼み、報告の分かりやすさや連絡の早さを見てから、更新作業も任せる、という進め方です。

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