開業時の制作会社との契約、見直すときに確かめる5つのこと

開業時の契約は、見直されないまま続きやすい

開業時のホームページの契約には、いくつかの形があります。制作費を一括で払い、保守を月額で払う形。制作費を払わない代わりに、毎月の費用を数年間払い続ける形。開業支援やリース契約の一部にホームページが含まれている形などです。

どの形でも、開業直後は忙しく、契約の中身まで見直す余裕はありません。そのまま年月がたつと、誰の名義で、何に払っていて、いつまで続くのかが分からなくなってしまいます。担当者が替わり、連絡しても話が通じにくい、ということもあります。

見直しといっても、今の契約をやめることが目的ではありません。中身を知って、足りない部分と払いすぎている部分を分けることが目的です。中身が分かれば、今の会社に続けてもらうか、一部を見直すかを落ち着いて判断できます。

確かめる5つのこと

契約書と請求書を手元にそろえて、次の5つを確かめていきます。契約書に書かれていないことは、制作会社に聞いて答えを記録しておきましょう。

特に気をつけたいのが、1の名義と4の解約時のデータです。制作会社の名義でドメインを取っている場合や、制作会社のサーバーにホームページを置いている場合、解約するとホームページが表示されなくなることがあります。患者さんが慣れ親しんだホームページの住所を変えることになると、検索や地図の情報にも影響が出ます。

見直しの手順

次の順番で進めると、専門知識がなくても整理できます。事務長さんにお願いしても進められる内容です。

1. 契約書と請求書を探す開業時の書類一式、リース契約、開業支援の契約の中に含まれていることもあります。見つからない場合は、制作会社に契約書の写しをお願いします。
2. 5つのことを表に書き出す上の表の5項目について、契約書から分かることを書き出し、分からないところに「？」をつけます。
3. 「？」を制作会社に聞くメールで質問し、答えを文章で残してもらいます。電話だけで済ませず、記録を残すことが大切です。
4. 医院で持っておくべき情報を受け取るドメインの管理画面、サーバーの管理画面、ホームページの管理画面の情報を、医院でも保管しておきます。
5. 足りない部分と払いすぎの部分を分ける必要なのに含まれていない作業と、払っているのに使っていない作業を分けて、見直しの方向を決めます。

リースや開業支援に含まれる契約の場合

ホームページの費用が、機器のリースや開業支援の契約に含まれている場合は、見直しに少し注意が必要です。ホームページだけを途中でやめられるのか、契約期間が終わるまで払い続ける必要があるのか、契約によって違います。

• ホームページの部分だけを解約できるか
• 契約期間が終わったあと、ホームページはどうなるか（医院のものになるか、止まるか）
• 期間が終わったあとの保守は、別の契約になるか
• 契約期間中に、別の会社に保守の一部を頼んでもよいか

契約の解釈に迷う場合は、契約書を持って専門家にご相談ください。この記事は一般的な考え方をお伝えするもので、個別の契約の判断をするものではありません。

費用の中身の確かめ方は歯科医院のホームページ保守費用、毎月の請求の中身を確かめる方法で、控えの確かめ方は歯科医院のホームページのバックアップ、何をどこに取っておく？でご紹介しています。

制作会社への質問メールの例

制作会社に質問するときは、次のような文面をそのまま使っていただけます。質問を一度にまとめて送ると、答えも一度にまとめてもらいやすくなります。

答えが返ってきたら、契約書と一緒に保管しておきましょう。担当者が替わったときや、数年後にもう一度見直すときにも役立ちます。答えが曖昧だったり、返事がなかなか来なかったりする場合は、そのこと自体が見直しの判断材料になります。

見直したあとの進め方

5つのことを確かめると、今の契約で足りている部分と足りない部分が見えてきます。今の制作会社に足りない部分を足してもらうのか、一部を別の会社に補ってもらうのか、頼む先を見直すのか。選び方は歯科医院のホームページ保守、頼む会社の選び方と最初に聞きたい質問を参考にしてください。

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