歯科医院のホームページ、院長が交代する時に書き換える場所の一覧

院長交代の際、ホームページで見落としやすい理由

院長交代の準備では、保健所への届出や取引先への連絡など、やるべきことが多く、ホームページの更新は後回しになりやすい作業の一つです。トップページのあいさつ文だけ直して終わったつもりになり、他のページに前の院長の名前や写真が残っていることもあります。

特に、開院から年数が経っているホームページでは、ページ数が増えて全体を把握しづらくなっています。どのページに院長の情報が載っているか、事前に一覧にしておくと、交代の作業を一度で終わらせやすくなります。

親から子への継承や、分院の院長を交代する場合など、交代の形はさまざまです。いずれの場合も、患者さんが初めてホームページを見た時に「今、誰が診療しているのか」がすぐに分かる状態になっているかを基準に、確認する場所を決めていくとよいでしょう。

書き換える場所の一覧

表に挙げた場所以外にも、ホームページとSNSを連携させている場合は、SNSのプロフィール欄に院長名が入っていないかも確認しておきましょう。ホームページを直しても、SNS側が古いままだと、見る人によって情報が食い違ってしまいます。

引き継ぎの手順

1. ホームページの管理画面の引き継ぎを確認する管理画面のID・パスワードが、新しい院長や引き継ぐ担当者に正しく共有されているか確認します。
2. 院長の情報が載っているページを洗い出すサイト内検索や制作会社への確認で、旧院長の名前が入っているページを一覧にします。
3. 差し替える内容を決めて反映する新しい院長の経歴・写真・あいさつ文を用意し、洗い出したページに反映します。

管理画面の引き継ぎについては、管理画面のIDとパスワード、院内で使い回していませんか？歯科医院のホームページのログイン管理も参考にしてください。院長が変わるタイミングは、ログイン情報を見直すよい機会でもあります。

制作会社との契約が旧院長の個人名義になっている場合は、契約の名義や連絡先の変更も必要になることがあります。ホームページの更新作業とは別に、契約面の引き継ぎも早めに確認しておくと、後から慌てずに済みます。

医療広告ガイドラインとの関係で気をつけること

前の院長の時代に作った紹介文をそのまま新しい院長の内容に当てはめると、表現が今の基準と合わなくなっている場合もあります。院長交代は、紹介文全体の表現を見直すよい機会でもあります。

新しい院長の経歴を紹介する際、出身大学や研修先などの事実にもとづく情報は問題なく書けますが、治療の実績や技術について断定的な表現を使うことは避けましょう。あくまで経歴や資格の紹介という形にとどめておくと、表現の見直しに時間をかけずに済みます。

患者さんへの伝え方も合わせて考える

ホームページの更新と同時に、来院した患者さんにも院長が変わったことを伝える準備をしておきましょう。院内に貼る案内や、受付での一言の案内と、ホームページの内容がずれていないか確認しておくと、患者さんに安心して通い続けてもらいやすくなります。

• 院内の掲示物とホームページの記載内容を揃える
• 長く通院している患者さんには、来院時に口頭でも案内する
• 次回の定期検診の案内状などに、新しい院長の名前を反映する
• 紹介状や診療情報提供書の発行元の表記も確認する

特に、長く同じ院長にかかっていた患者さんは、交代を知らずに来院して驚くことがあります。ホームページ上の告知だけに頼らず、受付での声かけや院内の掲示も組み合わせておくと、患者さんが不安に感じにくくなります。

交代後も情報が古くならないようにするには

院長交代の直後にすべてを直しても、時間が経つと新しい院長の経歴が追加されたり、取り扱う診療内容が変わったりして、またページが古くなっていきます。年に一度は院長紹介のページを見直す機会を作っておくとよいでしょう。

ホームページ全体の状態を自分たちで確認するのが難しい場合は、無料の自動診断を使うと、サイト内のページを一通り確認するきっかけになります。14日間無料のAIみまもりでは、サイトの変化を週3回診断しますので、院長交代のような大きな更新作業の後の確認にも活用できます。

院長交代の作業を制作会社に依頼する場合は、更新する範囲をあらかじめリストにして伝えておくと、見落としが減ります。今の制作会社との契約を変える必要はなく、依頼する作業の範囲を明確にするだけでも、更新の精度は上がります。