歯科医院のホームページ、ドメインのメールアドレスが急に使えなくなった時に確認すること

医院のメールアドレスが使えないと困る場面

ホームページと同じドメインのメールアドレスは、求人への応募対応、他の医療機関との紹介状のやり取り、予約システムやホームページの保守先からの連絡など、院内のさまざまな場面で使われています。これが急に使えなくなると、重要な連絡に気づけないまま時間が過ぎてしまうことがあります。

特に、予約システムやドメイン・サーバーの契約更新のお知らせも、同じメールアドレスに届くことが多いため、メールが使えない状態が続くと、ほかの契約の更新忘れにもつながりかねません。気づいた時点で、落ち着いて原因を確認していきましょう。

まず確認したいこと

メールが使えなくなった時は、次の順番で状況を確認すると、原因を切り分けやすくなります。

1. 送信と受信のどちらができないかを確認する送信はできるが受信だけできない、受信はできるが送信だけできないなど、どちらの症状かによって考えられる原因が変わります。
2. 特定の宛先だけ届かないのか、すべて届かないのかを確認する一部の宛先にだけ届かない場合は、迷惑メールと判定されている可能性があります。すべて届かない場合は、契約やサーバー側の問題が考えられます。
3. ドメイン・サーバーの契約期限を確認する契約の管理画面にログインし、更新日や支払い状況を確認します。契約更新の確認点は歯科医院のホームページ、ドメインとサーバーの更新を忘れるとどうなる？確かめ方でも紹介しています。
4. 最近、設定を変えていないか振り返るサーバーの引っ越しや、メールソフト・スマートフォンの機種変更の直後であれば、設定がうまく引き継がれていないことがあります。

症状別に考えられる原因

確認した症状から、考えられる原因を整理すると、次のようになります。

フォームからの通知メールだけが届かない場合は、原因の確認の仕方が少し異なります。Web予約や問い合わせのメールが届かない時の確かめ方も合わせてご確認ください。

原因が分かったら

原因がある程度絞れたら、次のような対応を検討します。

• 契約が切れている場合は、ドメイン・サーバーの契約先にすぐ連絡し、復旧の手順を確認する
• メールボックスの容量がいっぱいの場合は、古いメールを院内のパソコンに保存した上で、サーバー側のメールを整理する
• 迷惑メールと判定されている場合は、制作会社やサーバーの契約先に、送信の設定（SPF・DKIMなどの設定）を確認してもらう
• 退職した担当者しかパスワードを知らない場合は、契約先に本人確認の上での再発行を依頼する

仕組みのイメージをつかんでおく

医院のメールアドレスは、ドメインの登録、サーバーのメール機能、実際に使うメールソフトやスマートフォンという3つの仕組みが組み合わさって動いています。

どこかが途切れると、メールの送受信ができなくなります。症状を確認した上で、どの場所に問題がありそうかを見当づけてから、契約先や制作会社に連絡すると、復旧までの時間を短くしやすくなります。

再発を防ぐために

メールが使えなくなる事態を完全に防ぐことは難しいものですが、次のことを決めておくと、気づいた時にすぐ対応しやすくなります。

• ドメイン・サーバーの管理画面のログイン情報を、院内でも分かる場所に保管しておく
• メールボックスの容量を、定期的に確認する習慣をつけておく
• 担当者が替わった時は、メールアドレスやパスワードの引き継ぎを必ず行う
• 医院の代表メールアドレス以外にも、連絡を受け取れる方法（電話番号など）をホームページに載せておく

今のホームページが、メールのトラブルが起きた時にも連絡を受け取れる作りになっているか、無料の自動診断で確かめてみることもできます。契約先が分からない、設定の確認の仕方が分からないという場合は、専門家にご相談ください。HPドクターでは、今の制作会社との契約はそのままで、AIが貴院のホームページを週3回診断し、変化があった時だけお知らせするAI相談プランを14日間無料でお試しいただけます。人に相談したい方は、無料でご相談いただけます。