歯科医院のホームページ、電子カルテやレセコンを入れ替える時に確認しておきたいこと

電子カルテ・レセコンの入れ替えがホームページに関わる理由

電子カルテやレセコンは、基本的に院内の受付や診療室で使うシステムで、患者さんが直接ホームページから触れるものではありません。しかし、Web予約システムと連携して患者情報を自動で取り込んでいる医院や、予約の空き状況を電子カルテ側の予定表と同期させている医院では、入れ替え作業が予約の受付状況に影響することがあります。

連携していない医院であっても、入れ替え作業中に受付業務が一時的に止まることで、電話での予約確認や問い合わせへの対応が遅れ、ホームページ経由の問い合わせへの返信にも影響する場合があります。

電子カルテやレセコンの入れ替えは、院長や事務長が導入会社とのやり取りに集中しがちで、ホームページ側への影響は後回しになることがあります。導入を検討し始めた段階で、ホームページの制作会社にも一度声をかけておくと、作業の時期が重なった時の混乱を防ぎやすくなります。

入れ替えの時期は、比較的予約が落ち着いている時期を選ぶ医院が多く見られます。繁忙期に作業を行うと、受付の混乱とWeb予約の調整が同時に重なり、スタッフの負担が大きくなります。可能であれば、落ち着いた時期にまとめて作業を行うとよいでしょう。

• Web予約システムと電子カルテ・レセコンを連携させている
• 予約の空き状況を、電子カルテ側の予定表と同期させている
• 予約フォームから送られた情報を、スタッフが電子カルテに手入力している
• 特に連携はなく、それぞれ別々に使っている

入れ替え前に確認しておきたいこと

システムの入れ替えは、導入する会社の担当者が主導して進めることが多いですが、ホームページ側の表示や予約の受付に影響が出ないか、次の点を確認しておくと安心です。

1. Web予約システムとの連携の有無を確認する今の電子カルテ・レセコンがWeb予約システムと連携しているかを、導入時の資料や制作会社に確認します。連携している場合は、新しいシステムでも同じ連携ができるかを事前に確認します。
2. 入れ替え作業中の予約受付をどうするか決める作業中にWeb予約を一時停止する必要がある場合は、期間をあらかじめ決めておきます。
3. データの移行範囲を確認する患者さんの基本情報や予約履歴がどこまで新しいシステムに移行されるかを、導入する会社に確認します。
4. ホームページに表示する情報と連携しているものがないか確認する診療時間や担当医の空き状況をホームページ側で自動表示している場合、連携先のシステムが変わることで表示が止まらないか確認します。

複数の分院を持つ医院では、分院ごとに導入時期をずらす場合もあります。その場合、ある分院ではWeb予約が通常どおり動き、別の分院では一時停止している、という状態になるため、分院ごとに案内の内容を分けておく必要があります。

入れ替え作業中、患者さんへの案内をどうするか

Web予約を一時的に止める必要がある場合は、ホームページとお知らせページの両方に、作業の期間と、電話での予約受付は通常どおり行っている旨を案内しておきましょう。予約システムのメンテナンスの案内の出し方は、歯科医院のホームページ、予約システムのメンテナンス時間とお知らせの出し方でも詳しくご紹介しています。

入れ替え後に確認しておきたいこと

新しいシステムへの切り替えが終わった後も、しばらくは次の点を確認しておくと安心です。

• Web予約フォームから送った予約が、新しいシステムに正しく反映されているか試す
• ホームページに表示している診療時間や空き状況が、実際の予定表と合っているか確認する
• 患者さんから「予約が反映されていない」といった連絡が増えていないか、しばらく様子を見る
• 旧システムのデータを、必要な期間だけ安全に保管しておく

システムの入れ替え作業自体は制作会社や導入会社に任せることになりますが、ホームページとの連携部分だけは、院内でも動作を確認しておくと、気づかないうちに予約が反映されない、といった事態を防げます。

切り替え直後の1〜2週間は、受付のスタッフに「予約の反映がいつもと違う」と感じた時点で報告してもらうよう伝えておくと、小さな不具合を早く見つけられます。システムに慣れるまでの期間は、普段より少し注意深く確認する時期と考えておくとよいでしょう。

システムの入れ替えは数年に一度の作業になることが多く、前回の入れ替え時にどう対応したかを覚えているスタッフが院内にいないこともあります。今回の入れ替えで確認した内容や手順を簡単に記録しておくと、次回の入れ替えの時に役立ちます。

導入会社によっては、入れ替え後しばらくサポート期間を設けている場合があります。ホームページとの連携部分で気になる点が出てきたら、早めにサポート窓口に相談しておくと、問題が大きくなる前に対応しやすくなります。

ホームページ全体のバックアップも見直す機会に

システムを入れ替えるタイミングは、ホームページ全体のバックアップの取り方を見直すよい機会でもあります。歯科医院のホームページのバックアップ、何をどこに取っておく？も合わせてご確認ください。

電子カルテ・レセコンの入れ替えとホームページの連携に不安がある場合は、無料の自動診断でホームページの表示を確認してみてください。アドレスを入れるだけで、約10秒で気になる点を確かめられます。

システムの入れ替えとホームページの連携について、院内だけで判断が難しい場合は、専門家への相談もご検討ください。HPドクターでは、今の制作会社との契約はそのままで、AIがホームページを週3回診断し、変化があった時だけお知らせするAI相談プランを14日間無料でお試しいただけます。人に相談したい方は、無料でご相談いただけます。