歯科医院のホームページ、年末の設備点検・休診のお知らせの出し方

設備点検・大掃除のお知らせが必要な理由

年末は多くの歯科医院が、診療に使う設備の点検や院内の大掃除のために、通常より長く休診する時期です。普段から通院している患者さんはお知らせを見ていなくても診療日を覚えている場合がありますが、久しぶりに来院する方や、Web予約から予約しようとした方は、休診を知らずに来院してしまうことがあります。

特に自費診療の相談や、急な歯の痛みで検索から来院する患者さんは、ホームページの情報だけを頼りにしています。お知らせが分かりにくい場所にあると、せっかく来院しようとした患者さんを逃してしまうことにもつながります。

設備点検は、滅菌器やレントゲン装置、空調設備など、診療に直結する機器を対象に行われることが多く、点検の間は診療そのものを止める必要がある場合もあります。大掃除とあわせて、休診日が重なるケースも多いため、早めの案内が大切です。

特に年末年始は、他の医院も同じ時期に休診することが多く、患者さんにとっては「どの医院がいつまで診療しているか」が分かりにくい時期でもあります。自院の休診期間だけでなく、通常診療に戻る日をはっきり書いておくことで、年明けの来院を検討している患者さんにも安心してもらえます。

お知らせに書いておきたい項目

設備点検の対象を具体的に書く必要はありませんが、「滅菌器の点検のため」「レントゲン装置の点検のため」など、点検の目的を一言添えておくと、患者さんも安心して休診を受け止めやすくなります。

• トップページのお知らせ欄に、休診日を目立つ色や位置で表示する
• 診療時間のページにも、臨時休診の情報を合わせて表示する
• Web予約システムを使っている場合、休診期間の予約受付を止める設定をする
• 電話が繋がらない時間帯がある場合は、その旨も書いておく

大掃除のために受付や駐車場の一部が使えなくなる場合も、あわせて案内しておくと親切です。通路に清掃用の道具が置かれていて驚かれた、というような声が出る前に、院内の様子が一時的に変わることも伝えておきましょう。

お知らせを掲載する場所とタイミング

お知らせは、休診が決まった時点でできるだけ早く掲載しておくと安心です。目安として、2週間前には掲載を始め、前日までに予約への影響を再確認し、当日は目立つ位置に表示する、という流れで進めるとよいでしょう。

1. 2週間前：お知らせを掲載するトップページのお知らせ欄に、休診日と対象を掲載します。
2. 前日まで：予約の状況を確認するWeb予約が入っていないか、休診期間に重なっていないかを再確認します。
3. 当日：目立つ位置に表示するトップページの最上部やポップアップなど、見落とされにくい場所に表示します。
4. 終了後：お知らせを通常表示に戻す点検・大掃除が終わったら、休診のお知らせを外し、診療再開を案内します。

Web予約システムとの連動で気をつけたいこと

Web予約システムを導入している歯科医院では、休診期間中もシステム上では予約が取れてしまう、という状態になりやすいことに注意が必要です。ホームページにお知らせを載せただけでは、Web予約のカレンダーが連動していない場合、休診日にも予約が入ってしまうことがあります。

• 休診日をWeb予約システムのカレンダーにも反映させる
• 予約システムの管理画面から、休診期間の受付を停止する
• すでに入っている予約がないか、休診が決まった時点で確認する
• 予約システムの操作が分からない場合は、制作会社や予約システムの提供元に早めに確認する

予約システムの不具合やメンテナンスのお知らせの出し方については、歯科医院のホームページ、予約システムのメンテナンス時間とお知らせの出し方でも詳しくご紹介しています。設備点検による休診と、予約システム自体のメンテナンスは別の話ですが、お知らせの出し方は共通する部分が多いので参考にしてください。

地震や災害など予期せぬ事情での臨時休診については、地震・災害時の臨時休診のお知らせ、歯科医院のホームページの出し方もあわせてご覧ください。設備点検は事前に日程が分かっている分、余裕を持って準備できる点が異なります。

お知らせを出し忘れないために

設備点検や大掃除による休診は毎年繰り返されることが多いため、前年のお知らせの文章を参考にしながら、日付だけを更新する仕組みを作っておくと、出し忘れを防げます。年末は診療も繁忙期になりやすく、お知らせの準備が後回しになりがちですので、早めにスケジュールに組み込んでおきましょう。

前年のお知らせをそのまま使う場合は、日付だけでなく、点検の対象設備や休診期間の長さが前年と同じかどうかも確認してください。設備が増えて点検にかかる時間が延びている場合、前年の文面のままだと実際の休診期間と食い違ってしまうことがあります。

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お知らせの文言や掲載場所に迷う場合は、専門家に相談することもできます。年末の忙しい時期に慌てないよう、早めにご相談ください。

休診のお知らせは、1年のうちに何度も使う機会がある文章です。年末年始に限らず、ゴールデンウィークやお盆など、長期の休診がある時にも同じ書き方が参考になります。一度しっかりとした文面を作っておけば、その後は日付を直すだけで済むようになります。