歯科医院のホームページ、問い合わせフォームにレントゲン画像等を添付してもらう時の注意点

画像を添付してもらう場面が増えている理由

歯科医院のホームページの問い合わせフォームで画像の添付を受け付ける場面には、いくつかの典型的なケースがあります。

• 転院・引っ越しにあたって、以前の医院で撮影したレントゲン写真を見てほしいという相談
• 痛みや腫れのある部分を、来院前に写真で伝えたいという相談
• 以前の治療内容がわかる書類や写真を一緒に送りたいという相談
• インプラント・矯正・ホワイトニングなど自費診療の相談で、現在の口元の写真を見てほしいという相談

こうした相談に対応できると患者さんにとっては便利ですが、画像には歯や口の中の様子、場合によっては氏名が書かれた書類の一部が写り込むこともあり、通常の問い合わせよりも扱いに注意が必要です。

添付ファイルは、心身の状態に関わる情報として扱う

レントゲン写真や口の中の写真は、個人情報保護法でいう要配慮個人情報（病歴や心身の状態に関する情報）にあたると考えられます。要配慮個人情報が漏れてしまった場合は、件数に関わらず個人情報保護委員会への報告と本人への通知が必要になります。断定的な判断は専門家にご確認いただきたい内容ですが、通常の氏名・電話番号よりも一段階、慎重な扱いが求められる情報だと考えておくとよいでしょう。

フォームの設定で確認しておきたいこと

問い合わせフォームに画像添付の機能をつける、または既にある機能を見直すときは、次の点を制作会社やフォームサービスに確認しておくと安心です。

受け取った後、院内でのルールを決めておく

フォームの設定だけでなく、届いた画像をどう扱うかという院内のルールも合わせて決めておくと、日々の対応がぶれにくくなります。

1. 確認する担当者を決める受付が一次確認し、治療に関わる判断が必要な内容は歯科医師に引き継ぐ、といった役割分担を決めます。
2. 保存先を一つにまとめる届いた画像を電子カルテや決まったフォルダにまとめ、複数の端末やメールボックスに分散して残さないようにします。
3. 返信メールに画像を含めない確認の返信をする際、誤って画像を添付したまま送らないよう、テンプレートを見直しておきます。
4. 不要になった画像は削除する来院・返信が済んだ後、フォームサービス側に残っている画像を削除してよいか、運用ルールを決めておきます。

患者さんに添付をお願いするときの一言

フォームの入力欄に、次のような一言を添えておくと、患者さんも安心して画像を送りやすくなります。

• 「口の中が写った画像のみお送りください」など、必要な範囲を具体的に伝える
• 「お送りいただいた画像は診察の参考として利用し、ご相談の目的以外には使用しません」と利用目的を一文で示す
• ファイル名に患者さんのお名前をそのまま使わないよう案内し、送信先を取り違えるミスを防ぐ
• 強い痛みや出血など緊急性の高い症状の場合は、フォームではなく電話での連絡を案内する

問い合わせフォーム全般の保存先や扱いについては、お問い合わせフォームに入力した個人情報、どこに保存されている？歯科医院のホームページでも詳しく解説していますので、あわせてご確認ください。

定期的な見直しも大切です

フォームサービスの仕様変更や、スタッフの入れ替わりに合わせて、添付ファイルの保存先や閲覧できる人の範囲を定期的に見直すことが大切です。HPドクターの「AIみまもり」は、AIが貴院のホームページを週3回（月・水・金）診断し、フォームまわりに変化があった時だけお知らせします。気になることがあれば、AIにそのまま相談することもできます。料金は月額1,500円で、14日間は無料です。今の制作会社との契約はそのままでお使いいただけます。

ホームページ全体の状態は無料の自動診断でも確かめられます。画像のやり取りや保存方法に不安がある場合は、14日間無料のAIみまもりで相談しながら進めることもできますし、まずは人に相談したい方は無料で担当者にご相談いただけます。