お問い合わせフォームに入力した個人情報、どこに保存されている？歯科医院のホームページ

フォームの情報は、どこに届いているか

ホームページのフォームに入力された内容は、多くの場合、次のいずれか、または組み合わせで保存されています。一つは、受付や担当者のメールアドレスに送られる方法です。もう一つは、ホームページを管理するシステム（管理画面）の中にデータとして保存される方法です。どちらの仕組みを使っているかは、ホームページを作った制作会社に確認しないと分からないことが多いです。

メールで届く仕組みの場合、そのメールがスタッフ全員で共有しているアドレスに届いていないか、個人のスマートフォンに転送される設定になっていないかも確認しておきたい点です。管理画面に保存される仕組みの場合は、管理画面に誰がログインできるか、退職したスタッフのアカウントが残っていないかを確認します。

確かめておきたい項目

フォームの情報がどこに保存されているかを、保守を頼んでいる制作会社に確認する際は、次の項目を聞いておくと整理しやすくなります。

通信の暗号化については、フォームのページを開いた時にブラウザのアドレス欄に鍵マークが表示されているかで、おおまかに確認できます。表示が出ない場合の対処は歯科医院のホームページに「保護されていない通信」と出たら？にまとめています。

特に注意したい内容が入力される場面

フォームの種類によって、入力される情報の重さも変わります。氏名・電話番号・希望の来院日時だけを聞くフォームと、症状や既往歴まで書いてもらうフォームとでは、保存先や見られる範囲をより慎重に確認する必要があります。

• 症状や口腔内の状態など、心身の状態に関わる内容を入力させるフォームがないか確認する
• そうしたフォームがある場合、保存先と閲覧できる人を特に限定する
• 採用応募のフォームは、履歴書等の個人情報を含むため、別の確認が必要になる
• フォームの送信完了画面や自動返信メールに、入力内容がそのまま表示・転記されていないか確認する

症状に関わる内容は要配慮個人情報にあたり、漏えいした場合は件数にかかわらず個人情報保護委員会への報告と本人への通知が必要になります。Web問診票のような形でこの種の情報を受け付けている場合は、Web問診票や相談フォームで症状を受け取る時の注意点もあわせてご確認ください。採用応募フォームについては歯科衛生士・歯科助手の求人ページ、ホームページで更新したい場所と応募フォームの点検が参考になります。

見直しのきっかけと、院内での共有

フォームの保存先を確認するのは、新しくホームページを作った時や、担当者が変わった時がよい機会です。前の担当者しか知らなかった設定が、引き継ぎもれのまま残っているケースは少なくありません。

1. 今あるフォームを洗い出すお問い合わせ・予約・採用応募など、ホームページ内にあるフォームをすべて書き出します。
2. それぞれの保存先を制作会社に確認するメール送信か、管理画面への保存か、両方かを一つずつ確認します。
3. 閲覧できる人を院内で記録する誰が、どのフォームの内容を見られるかを一覧にしておきます。
4. 記録を院内で共有し、更新のたびに見直す担当者が変わった時にも引き継げるよう、資料として残しておきます。

判断に迷う時の相談先と、仕組みでの見守り

フォームの保存先や設定は、ホームページの裏側にあるため、院内だけでは確認しきれないことも多いです。保守を頼んでいる制作会社に、保存先と閲覧できる人の範囲をあらためて確認してみてください。保守先の選び方を見直したい場合は歯科医院のホームページ保守、頼む会社の選び方と最初に聞きたい質問も参考になります。

フォームを含めたホームページ全体に気になる点がないか、まずは無料の自動診断で確かめてみてください。

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