歯科医院のホームページ、分院同士でお知らせの内容が食い違わないようにする方法

分院が増えるとお知らせの食い違いが起きやすい理由

医院ごとに受付担当者やホームページの更新担当が分かれていると、本部からの連絡が全ての医院に同じタイミングで伝わらないことがあります。一方の医院ではすぐにお知らせを更新できても、もう一方の医院では担当者が忙しく、更新が後回しになってしまうこともあります。

また、医院ごとにホームページの作りが少しずつ違う場合、同じ内容を書いているつもりでも、表現や更新する場所がずれてしまうことがあります。分院を増やす歯科医院のホームページ、1つにまとめるか医院ごとに作るかでご紹介したように、医院ごとに作る場合は特に、この食い違いが起きやすくなります。

• 休診日・診療時間の表記がずれる
• 案内が一方の医院だけ残る
• スタッフの異動情報が古いまま残る
• 法人全体のお知らせが一部の医院にしか載っていない

患者さんの中には、分院のどこかで一度予約したことがあれば、他の分院のホームページも同じ法人のものだと認識して見ている方もいます。片方の医院では新しい案内が出ているのに、もう片方では古いままという状態が続くと、「この法人のホームページはあまり更新されていないのかもしれない」という印象につながってしまうこともあります。

食い違いが起きやすい4つの場所

表にある項目は、どれも「本部が一度決めたことを、各医院のホームページに反映する」という流れを踏むものです。反映が1か所でも漏れると、同じ法人なのに医院ごとに案内が違う状態になってしまいます。どの項目を、どの順番で確認するか、院内でチェックリストのように整理しておくと漏れを防ぎやすくなります。

お知らせを揃えるための仕組み作り

1. 配信元を一つに決める本部や代表の医院が、お知らせの文章を作って各医院に配る担当を決めます。
2. 更新する期限を決めて伝えるいつまでに各医院のホームページに反映するか、期限を添えて連絡します。
3. 反映できたら報告してもらう各医院の担当者から、更新が終わったという報告を本部に戻してもらいます。

法人全体で使う文章のひな形を用意しておくと、医院ごとに言葉づかいがずれることも防げます。休診日のお知らせなら、期間と「いつから通常どおり診療するか」をセットにした文章のひな形を作っておくとよいでしょう。

急な休診・変更を伝える時の手順

台風や医師の急病など、急な休診を決めた時は、通常の更新フローを待っていると対応が遅れてしまいます。緊急時だけの簡単な連絡手段を、あらかじめ決めておきましょう。

• 緊急連絡用のメッセージグループなどを用意しておく
• どの医院から連絡するかを決めておく
• 更新が終わった医院から順に報告してもらう
• 全医院の反映が終わったか、最後に本部が確認する

台風などで当日の朝に休診を決めるケースでは、ホームページの更新よりも先に、電話で問い合わせてくる患者さんへの対応が優先されることもあります。受付での口頭の案内と、ホームページ上の表示がずれないよう、どちらを先に更新するかも決めておくと、現場が混乱しにくくなります。

医院ごとの個性と統一のバランス

お知らせやルールを統一する一方で、医院ごとの診療時間や駐車場の案内、スタッフ紹介などは、その医院独自の情報として残しておく必要があります。何を統一し、何を医院ごとに任せるのかを最初に分けておくと、担当者も迷わずに更新できます。

このように区分けしておくと、本部は共通のお知らせの管理に集中でき、各医院は自分の医院に関わる情報だけを更新すればよくなります。役割がはっきりすることで、更新の負担も分散されます。

分院が増えても仕組みを崩さないために

分院が増えるほど、一つひとつの医院の状態を本部がすべて把握するのは難しくなります。月に一度、全医院のホームページを順番に見て回る日を決めておくと、食い違いに早めに気づけます。

ホームページの保守を1社にまとめて依頼している場合は、お知らせの更新も含めて制作会社に相談してみるのも一つの方法です。各医院のホームページをまとめて確認してもらえると、本部の負担を減らせます。歯科医院のホームページ、管理を任せる制作会社を選ぶ時に確認したいことも参考にしてください。

分院が増えるタイミングで、全医院のホームページを一覧で管理できる仕組みに切り替える法人もあります。どの方法を選ぶにしても、「誰が」「いつまでに」「どの内容を」反映するのかを明確にしておくことが、食い違いを防ぐ一番の基本になります。