歯科医院のホームページ、紙のパンフレットと内容を揃える手順

パンフレットとホームページの内容がずれてしまう理由

紙のパンフレットは印刷会社に依頼して作ることが多く、一度作ると見直す機会が少なくなりがちです。一方、ホームページは制作会社や院内のスタッフが随時更新できるため、どちらかだけが先に直され、もう一方が古い情報のまま残ってしまうことがあります。

特に診療時間の変更、自費診療の料金改定、スタッフの入れ替わりがあった時に、片方だけ更新して終わってしまうケースが多く見られます。患者さんが待合室でパンフレットを見た内容と、来院前にホームページで調べた内容が違っていると、不信感につながることもあります。

パンフレットとホームページ、どちらが正しい情報かを患者さんが判断できない状態は避けたいところです。まずは、どの項目がずれやすいかを把握しておきましょう。

パンフレットは院内で手に取ってもらう資料、ホームページは来院前に調べてもらう資料という違いがありますが、患者さんから見れば同じ医院が出している情報です。どちらかに古い診療時間が書かれているだけで、「結局どちらが正しいのか」と迷わせてしまい、問い合わせの電話が増える原因にもなります。

揃えておきたい項目

自費診療の料金改定については、自費診療の料金改定、歯科医院のホームページの直し方と周知の手順でも詳しくご紹介しています。ホームページだけでなく、パンフレットや院内の掲示物も同じタイミングで見直す対象に含めておきましょう。

待合室の掲示物や、受付に置いている院内案内のカードなど、紙の資料は院内に複数の種類があることも多いものです。ホームページの更新作業をする際には、「他にどんな紙の資料に同じ情報が載っているか」を一度棚卸ししておくと、後から見落としに気づくことを防げます。

内容を揃える手順

1. 最新版を洗い出す今院内にあるパンフレットの最新版と、ホームページの現在の表示内容を、両方同時に確認します。
2. 担当を決めるどちらの資料を先に直すか、誰が確認・修正を担当するかを院内で決めておきます。
3. 1つの一覧表にまとめる診療時間・料金・スタッフ紹介などの最新情報を、1つの表やメモにまとめておき、パンフレットもホームページもそこを見て直す形にします。
4. 更新履歴を残すいつ、どの項目を直したかを記録しておくと、次に見直す時に迷いません。

一覧表を作る作業は手間に感じるかもしれませんが、一度作っておけば、その後の更新は一覧表を直すだけで済むようになります。スタッフ紹介の更新手順については、歯科医院のホームページ、スタッフ紹介ページの更新手順でもご紹介していますので、あわせてご覧ください。

一覧表には、項目ごとに「最後に直した日」を書く欄も作っておくと便利です。パンフレットとホームページ、どちらを先に直したかが分かるようになり、まだ片方にしか反映されていない項目にも気づきやすくなります。

制作会社とのやり取りで気をつけたいこと

パンフレットは印刷会社、ホームページは制作会社と、依頼先が別々になっている歯科医院も多くあります。それぞれに同じ情報を別々に伝えなければならず、片方にだけ伝え忘れてしまうこともあります。

• 情報を変更する時は、パンフレットと同時にホームページの更新も依頼する
• 依頼先が複数ある場合、同じ内容のメールを両方に送るか、担当者同士で共有してもらう
• 印刷の発注前に、ホームページの表示内容と見比べて確認する
• パンフレットの改訂のタイミングで、ホームページの表記もまとめて見直す

依頼先が別々の場合は、どちらの担当者が最終的な内容を確認したかが分かるよう、簡単な記録を残しておくと安心です。「ホームページは直したがパンフレットの発注を忘れていた」という事態は、発注の責任者を1人に決めておくだけでもかなり減らせます。

新しいスタッフが入職した際には、パンフレットとホームページの更新がどちらも抜け漏れなく行われているか、院長や事務長が一度まとめて確認する機会を作っておくとよいでしょう。採用のタイミングは忙しくなりがちですが、資料の更新を後回しにすると、そのまま長期間放置されてしまうこともあります。

ホームページの制作・更新を自院で行うか、制作会社に依頼するかで迷う場合は、歯科医院のホームページ、自分で更新するか制作会社に任せるかも参考にしてください。パンフレットとの内容合わせを含めて、どちらの体制が院に合っているかを検討する材料になります。

定期的な見直しを習慣にする

パンフレットとホームページの内容を一度揃えても、時間が経つとまたずれてしまいます。半年に1回程度、両方を並べて見比べる機会を作っておくと、大きなずれになる前に気づけます。

ホームページの表示内容が最新かどうか、ご自身で確認するのが難しい場合は、無料の自動診断をご利用ください。HPドクターのAIみまもりは、月額1,500円で貴院のホームページを週3回診断し、変化があった時だけお知らせします。14日間無料でお試しいただけます。

パンフレットの改訂やホームページの更新の進め方に迷う場合は、専門家にご相談ください。無理のない体制を一緒に考えます。

紙の資料とホームページを揃える作業は、一度きりで終わるものではなく、院の診療内容やスタッフ体制が変わるたびに繰り返す作業です。負担に感じるかもしれませんが、一覧表を作っておく仕組みさえ整えば、その後の更新は驚くほど短い時間で済むようになります。少しずつでも、できる範囲から始めてみましょう。