歯科医院のホームページ、写真や図を使う時の著作権・使用許諾の確認

ホームページには、いろいろな入手先の画像が使われている

歯科医院のホームページで使われる写真やイラストには、次のような入手先があります。

• 開業時に制作会社が撮影・作成した医院の外観・内観の写真やロゴ
• フリー素材サイトからダウンロードした写真やイラスト
• スタッフが私用のスマートフォンで撮影した院内の写真
• 患者さんや取引先から提供を受けた写真
• インターネット上で見つけた画像をそのまま保存したもの

このうち、特に注意したいのが「インターネット上で見つけた画像をそのまま使う」ケースです。検索結果に出てくる画像の多くは、撮影者や権利者に無断で使うことができないものです。「他のホームページでよく見かける画像だから、きっと誰でも使えるのだろう」と思い込んでしまうことが、トラブルの元になりやすいポイントです。

また、スタッフが良かれと思って追加した画像が、後になって権利関係の確認が取れていないことに気づくケースもあります。誰が、いつ、どの画像を追加したのかを院内で分かるようにしておくことも、合わせて意識しておきたいところです。

入手先ごとに確認しておきたいこと

画像を使う前に、入手先に応じて次のような点を確認しておくと安心です。

症例写真・体験談に関わる内容は、別の決まりもある

治療前後を比較する症例写真や、患者さんの体験談を含む写真については、著作権の確認だけでなく、医療広告ガイドラインに関わる別の決まりがあります。これらについては、歯科医院のホームページに症例写真を載せるとき、確かめたい決まりと手順と医療広告ガイドラインと歯科医院のホームページ、表現の見直し方で詳しく取り上げていますので、著作権の確認と合わせてご覧ください。解釈に迷う点は、保健所など所管の窓口にご確認ください。

確認を忘れやすい場面

日々の運用の中では、次のような場面で確認が後回しになりやすいので、気をつけたいところです。

1. 制作会社を変更する時それまで使っていた写真やロゴのデータを、新しい制作会社に引き渡してよいかを、元の契約内容で確認します。
2. SNSの投稿をホームページに埋め込む時インスタグラムなど他のサービスの投稿を埋め込む場合の注意点は、インスタグラムの投稿を歯科医院のホームページに埋め込む時の注意点にまとめています。
3. スタッフ紹介ページを更新する時退職したスタッフの写真を使い続けていないか、入職時に撮影した写真の使用について本人の同意があるかを確認します。
4. ホームページをリニューアルする時以前のホームページで使っていた画像を、そのまま新しいホームページに流用してよいかを、元の契約や利用規約で確認します。

確認した内容は、記録に残しておく

画像の利用許諾は、口頭やメールのやり取りだけで済ませてしまうと、担当者が変わった時に分からなくなってしまいます。どの画像を、どこから、どの範囲で使う許可を得たのかを、簡単な一覧表にして残しておくと、後から見直す時に役立ちます。

記録の形式は難しいものでなくて構いません。「画像のファイル名」「入手先」「利用できる範囲」「確認した日付」を一覧にした簡単な表計算ソフトのシートで十分です。担当者が変わっても、この一覧を引き継ぐようにしておけば、新しい担当者が一つひとつ確認し直す手間を減らせます。

日頃から画像の使い方を見直す

ホームページの画像は、リニューアル時だけでなく、日々のお知らせの更新でも追加されていきます。HPドクターの「AIみまもり」は、貴院のホームページを週3回（月・水・金）診断し、ホームページ全体に変化があった時だけお知らせします。気になることがあれば、AIにそのまま相談することもできます。料金は月額1,500円で、14日間は無料です。今の制作会社との契約はそのままでお使いいただけます。

ホームページ全体の状態は無料の自動診断でも確かめられます。画像の使用許諾の確認に不安がある場合は、14日間無料のAIみまもりで相談しながら進めることもできますし、まずは人に相談したい方は無料で担当者にご相談いただけます。