歯科医院のホームページ、退職したスタッフの管理画面アカウントをどう扱うか

退職の時、管理画面のことは後回しになりやすい

スタッフが退職する時、院内では引き継ぎの書類や患者さんの対応、最後の挨拶など、やるべきことが多くあります。その中で、ホームページの管理画面のアカウントは、業務の中心からは少し離れているため、確認が後回しになりやすい項目です。

特に、お知らせの更新やブログの投稿を担当していたスタッフが退職した場合、そのスタッフ専用のログインIDがそのまま使える状態で残っていることがあります。院内の誰も使っていないアカウントであっても、外から見ると、使われていないIDが残っている状態は、確認の目が届きにくい部分になります。

退職後しばらくしてから「あの時のアカウント、そのままだった」と気づく医院も少なくありません。退職が決まった時点で、管理画面のアカウントも引き継ぎの項目の一つに加えておくと、確認を忘れにくくなります。

退職の理由が円満なものであっても、そうでない場合であっても、確認する内容は変わりません。むしろ、退職の経緯にかかわらず同じ手順で確認することを院内のルールにしておくと、担当者によって対応がばらつくことを防げます。

複数の医院を運営している場合は、他の医院のアカウントにも同じ方がログインできる設定になっていることがあります。退職の際は、その方が関わっていたすべての医院のアカウントを確認する必要がある点にも注意しましょう。

退職の前に確認しておきたいこと

退職が決まったら、次の点を早めに確認しておきましょう。

1. その人専用のログインIDがあるか確認するホームページの管理画面、予約システム、問い合わせフォームの管理サイトなど、それぞれにログインIDがないかを確認します。
2. パスワードを他のスタッフと共有していないか確認する退職するスタッフと同じパスワードを、他のスタッフも使っている場合は、退職後にパスワードを変更する必要があります。
3. 引き継ぎが必要な作業を書き出すお知らせの更新方法や、よく使う操作の手順を、次に担当する方のために書き残してもらいます。
4. 退職の当日までにIDを止める日を決める最終出勤日、あるいはその数日後など、IDを止めるタイミングを決め、院内で共有します。

個人の持ち物だったアカウントも忘れずに

管理画面のログインだけでなく、次のような点も合わせて確認しておくと安心です。

• 退職するスタッフの私用スマートフォンに、管理画面のログイン情報が保存されていないか
• 退職するスタッフ宛てに作っていたメールアドレスを、ホームページの問い合わせ先に使っていないか
• SNSの投稿やLINE公式アカウントの管理に、その方のアカウントを使っていなかったか
• 院内で共有しているパスワード一覧に、その方しか知らない情報が残っていないか

私用のスマートフォンで管理画面を開く際の注意点は、スタッフの私用スマートフォンで管理画面を開く時の注意点でも紹介しています。退職するスタッフが日頃どのように管理画面を使っていたかを振り返りながら、確認する範囲を広げておきましょう。

IDを止める時、医院としてしておきたい記録

ログインを止めたら、作業をした日付と内容を、紙やスプレッドシートに書き残しておきます。次に同じような確認をする時、過去にどう対応したかが分かり、院内での引き継ぎもしやすくなります。

記録を残しておくと、半年後や一年後に「このアカウントはいつ止めたか」を振り返ることができ、年に一度の棚卸しの際にも役立ちます。紙の台帳でも、スプレッドシートでも構いませんので、院内で続けやすい形を選びましょう。

迷った時は

退職の際にホームページの管理画面のアカウントを確認することは、特別な作業ではなく、医院の情報を守るためのふだんの手続きの一つです。退職が決まったら、引き継ぎの項目にアカウントの確認を加えておきましょう。

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