トラブル対処
制作会社と連絡が取れない時、歯科医院のホームページはどうする？休診のお知らせが出せない時の手順
連休前に休診のお知らせを出したくて制作会社に連絡したのに、メールの返事がなく、電話もつながらない。開業のときにホームページを作ってくれた担当者が辞めてしまい、誰に頼めばよいか分からない。歯科医院のホームページで、こうした「頼める人がいない」状態になるのは珍しいことではありません。この記事では、慌てずに確かめる順番と、当面の休診のお知らせを出すための応急の方法をお伝えします。
まず、本当に連絡が取れないのかを確かめる
返事が来ないからといって、すぐに廃業とは限りません。担当者が休んでいる、メールが迷惑メールに入っている、窓口が変わった、ということもあります。まずは次のことを試してみてください。
- 契約書や請求書に書かれている、別の電話番号や代表のメールアドレスに連絡する
- 制作会社のホームページを開き、窓口や問い合わせ先が変わっていないか確かめる
- 医院から送ったメールが、送信エラーで戻ってきていないか確かめる
- 毎月の保守費の請求が今も届いているか、引き落としが続いているかを確かめる
請求が続いているのに連絡が取れない場合は、窓口の問題であることも多いです。逆に、請求が止まっている、制作会社のホームページも見られない、という場合は、廃業や事業の終了も考えられます。
ホームページの「持ち物」を確かめる
連絡が取れない状態が続きそうなら、ホームページを動かすのに必要なものが誰の名義で、どこにあるのかを確かめます。ホームページは、主に次の3つでできています。
| 持ち物 | やさしく言うと | 確かめること | 手がかり |
|---|---|---|---|
| ドメイン | ホームページの住所 | 契約者は医院か制作会社か、期限はいつか | 開業時の書類、更新の案内メール |
| サーバー | ホームページを置く場所 | 契約者と支払い方法、管理画面に入れるか | サーバー会社からのメール、請求書 |
| 管理画面のID | お知らせを書くための鍵 | 医院でログインできるIDがあるか | 院内のメモ、引き継ぎの書類 |
ドメインやサーバーの契約者が医院であれば、制作会社と連絡が取れなくても、医院側で更新や引き継ぎの手続きを進められます。契約者が制作会社の場合は、手続きが難しくなることがあるので、早めに状況を確かめておきましょう。
貴院のホームページは大丈夫？
アドレスを入れるだけで、ニュースになった弱点に当てはまりそうか・鍵マークは大丈夫かなどを約10秒で自動診断します。
休診のお知らせを急いで出したいとき
連休前など、どうしても急いでお知らせを出したい場合は、次の順番で応急の方法を考えます。
- 管理画面にログインできるか試す院内でお知らせを書いたことがあるIDがあれば、ログインして更新できます。パスワードを忘れた場合は、ログイン画面の再設定の案内を試します。
- サーバーの管理画面に入れるか確かめるサーバーを医院で契約していれば、サーバー会社の管理画面から、ホームページの管理画面のIDを取り戻せることがあります。
- ホームページ以外の場所で案内するどうしても更新できない場合は、院内の掲示、電話の留守番メッセージ、医院で使っているSNSなどで休診を案内します。
- 検索結果の医院情報を直す地図や検索結果に出る医院の情報を医院で管理している場合は、そちらの休診日を更新しておくと、患者さんの目に入りやすくなります。
ポイント
ホームページが更新できないときに備えて、休診や臨時の診療時間の変更を伝える手段を、ホームページ以外にも用意しておくと安心です。
新しく頼める先を見つけるまでの注意
連絡が取れない状態が長引くと、ホームページの手入れが止まったままになります。その間に気をつけたいのは、次のような点です。
- ドメインやサーバーの期限：契約者が制作会社で、制作会社が更新しないと、ある日表示されなくなる
- 鍵マークの期限：証明書の更新が止まり、「保護されていない通信」と表示される
- 部品の更新：PHPやプラグインが古いまま残り、弱点になる
- フォームの送り先：問い合わせや求人の応募が、制作会社のアドレスにも届く設定になっていることがある
特にドメインの期限切れは、ホームページが突然表示されなくなる原因になります。表示されなくなった場合は歯科医院のホームページが表示されない時の対処を参考にしてください。また、2026年10月に公表されたPHPの弱点のように、急いで対応が必要なことが起きることもあります。PHPの脆弱性、歯科医院のホームページは何を確かめる？もあわせてご覧ください。
見落としやすい点
フォームの通知が、連絡の取れない制作会社のアドレスにも届く設定になっていると、患者さんの問い合わせ内容が外に届き続けることになります。管理画面に入れるようになったら、送り先を確かめてください。
新しく頼める先を探すときは、今のホームページで使っている機能を書き出しておくと話が早く進みます。Web予約、問い合わせフォーム、求人の応募フォーム、お知らせの更新など、医院にとって止まると困る機能から順に伝えると、引き継ぎで抜けが出にくくなります。
これから同じことで困らないために
今回のことをきっかけに、ホームページの持ち物を医院の手元にそろえておくと、次に同じことが起きても慌てずに済みます。
- ドメインとサーバーの契約者・期限・支払い方法を一覧にしておく
- 管理画面に医院用のIDを作ってもらい、保管場所を決めておく
- 制作会社の窓口と、担当者が変わったときの連絡先を確かめておく
- ホームページ一式の控え（バックアップ）を、医院でも受け取っておく
管理画面のIDの分け方や保管の仕方は、管理画面のIDとパスワード、院内で使い回していませんか？で解説しています。
頼める先がない間の見守りと相談
新しい制作会社を探すにも、今のホームページの状態が分からないと話を進めにくいものです。HPドクターの「AIみまもり」は、AIが貴院のホームページを週3回（月・水・金）診断し、鍵マークの期限や表示の変化があった時だけお知らせします。何から手をつければよいか迷ったときは、AIにそのまま相談できます。
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制作会社が廃業していたら、ホームページはすぐに消えてしまいますか？
すぐに消えるとは限りません。ただし、ドメインやサーバーの契約者が制作会社の場合、期限が来たときに更新されず表示されなくなることがあります。契約者と期限を早めに確かめてください。
ドメインの契約者が制作会社でした。医院の名義に移せますか？
手続きによって移せることが多いですが、制作会社の協力が必要な場合があります。連絡が取れない場合は、ドメインを管理している会社の窓口に相談してください。
管理画面のパスワードが分かりません。
ログイン画面の再設定の案内を試すか、サーバーを医院で契約していればサーバー会社の管理画面から取り戻せることがあります。難しい場合は、ホームページの手入れを頼める専門家に相談してください。
新しい制作会社に頼む前に、準備しておくことはありますか？
ドメインとサーバーの契約者・期限、管理画面に入れるかどうか、今のホームページで使っている機能（Web予約、問い合わせフォーム、求人の応募フォームなど）を一覧にしておくと、話が進めやすくなります。
保守費の引き落としが続いています。止めてもよいですか？
止める前に、ドメインやサーバーの費用がその中に含まれていないかを確かめてください。保守費の中でドメインやサーバーを更新している場合、支払いを止めるとホームページが表示されなくなることがあります。契約書を確かめ、名義を移してから判断するのがおすすめです。
この記事は、歯科医院のホームページの見守りと相談を担当する「HPドクター」編集部がまとめました。
