歯科医院のホームページが表示されない時の対処｜患者さんから「見られない」と電話が来たら

まず「本当に見られないのか」を確かめる

ホームページが見られないと聞いたら、最初に医院側だけの問題なのか、誰が見ても見られないのかを確かめます。院内のネットワークや、特定のスマートフォンだけの問題であれば、ホームページ自体は動いていることがあります。

• 院内のパソコンと、スタッフのスマートフォン（院内のWi-Fiを切った状態）の両方で開いてみる
• トップページだけでなく、診療時間やWeb予約のページも開いてみる
• 検索から開く場合と、アドレスを直接入れる場合の両方を試す
• 表示される文字や画面の様子を、写真で残しておく

スタッフのスマートフォンでは普通に見られるのに、院内のパソコンだけ見られない場合は、院内のネットワークやパソコン側の問題かもしれません。逆に、どの端末でも見られない場合は、ホームページ側で何かが起きていると考えられます。

表示の様子で原因の見当をつける

画面の様子によって、原因の見当がある程度つけられます。次の図と表を、受付で慌てたときの目安にしてください。

警告が出る場合は検索結果やブラウザに「危険なサイト」と警告が出た時の対処を、鍵マークに関する表示の場合は歯科医院のホームページに「保護されていない通信」と出たら？をあわせてご覧ください。

意外と多い「期限切れ」と「支払いの停止」

ホームページが突然表示されなくなる原因として、意外と多いのがドメイン（ホームページの住所）やサーバーの契約の期限切れです。どちらも年ごとの更新が必要なことが多く、更新の案内が届いていても、普段見ないメールアドレス宛てだったために気づかなかった、というお話をよく伺います。

• 更新の案内が、開業時に作ったメールアドレスや、前の事務長のアドレスに届いていた
• 支払いに使っていた医院のクレジットカードを切り替え、自動更新が止まっていた
• 制作会社が契約者になっていて、制作会社側で更新が漏れていた
• 制作会社が廃業し、更新する人がいなくなっていた

期限切れであれば、更新の手続きをすることで、多くの場合は元に戻ります。ただし、期限が切れてから時間がたつと、ドメインを取り戻すのが難しくなることがあるので、気づいたら早めに契約者に連絡してください。制作会社と連絡が取れない場合は、制作会社と連絡が取れない時、歯科医院のホームページはどうする？を参考にしてください。

制作会社への伝え方

制作会社やサーバー会社に連絡するときは、次の内容をそろえて伝えると、原因を早く見つけてもらえます。

1. いつから見られないか患者さんから連絡があった時刻や、院内で気づいた時刻を伝えます。
2. どのページが見られないか全ページなのか、Web予約や一部のページだけなのかを伝えます。
3. 画面の様子撮っておいた写真を送ります。エラーの文字や番号がそのまま伝わります。
4. 最近したことお知らせの更新、プラグインの更新、支払い方法の変更など、直前にしたことがあれば伝えます。
5. 急ぎ具合Web予約が使えない、連休前で問い合わせが多いなど、医院の状況を伝えます。

直るまでの患者さんへの案内

原因によっては、直るまでに時間がかかることもあります。その間、患者さんが困らないように次の準備をしておくと、受付の負担も減らせます。

• 電話で問い合わせがあったら、診療時間と予約の受け付け方を口頭で案内する
• 受付スタッフ全員に、案内の言葉と、Web予約の代わりに電話で受けることを共有する
• 院内の掲示や、医院で使っているSNSなどがあれば、ホームページが見られないことと電話での予約を案内する
• Web予約で入っていた予約を、予約システムの管理画面などから確かめておく

日ごろから、診療時間・電話番号・予約の受け付け方を、ホームページ以外の場所でも案内しておくと、こうしたときに患者さんが迷いにくくなります。

繰り返さないための備え

一度直ったら、次に同じことが起きないよう、ドメインとサーバーの契約者・更新日・支払い方法を一覧にしておきましょう。誰の名義で、いつ更新するのかが分かっていれば、慌てずに済みます。

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