歯科医院のホームページ、Web問診票を導入する時に確認したいこと

Web問診票を検討する歯科医院が増えている理由

初診の患者さんに、来院当日の受付でボールペンを使って問診票に記入してもらう方法は、今も多くの歯科医院で行われています。一方で、来院前にホームページや予約確認メールから問診票のページに進んでもらい、スマートフォンで入力を済ませてもらう方法を取り入れる医院も増えてきました。

受付での記入時間が減ることで、待ち時間が短くなり、受付スタッフが入力を手伝う手間も減ります。持病や服用中の薬、過去の治療歴といった項目は、落ち着いた環境で正確に入力してもらいやすくなるという声もあります。

ただし、Web問診票は「ホームページに入力フォームを置けば終わり」というものではありません。受け取った情報を誰が見て、どこに保存し、カルテにどう反映するかという院内の流れを決めておく必要があります。この流れを決めずに導入すると、せっかく事前に入力してもらった情報が診療室まで届かず、当日また同じことを聞き直すことになってしまいます。

• 初診の問診を事前に済ませておきたい
• 受付での記入時間を減らし、待ち時間を短くしたい
• 持病や服用中の薬を、落ち着いた環境で正確に入力してもらいたい
• 紙の問診票を電子カルテに転記する手間を減らしたい

紙の問診票との違いを整理する

導入を検討する時は、まず紙の問診票と何が変わるのかを整理しておくと、確認すべき点が見えやすくなります。

この表で分かるとおり、Web問診票に切り替えても、院内での受け取りと転記の作業自体はなくなりません。受け取る窓口が「紙」から「管理画面やメール」に変わるだけなので、誰がいつ確認するかを決めておく必要があります。

操作のしやすさと、紙の問診票を残すかどうか

Web問診票の案内ページを作る時は、スマートフォンの操作に慣れていない方にも使いやすい作りになっているかを確認します。入力項目が多すぎると途中でやめてしまう方もいるため、特に重要な項目から順に並べ、文字サイズも見やすくしておきます。高齢の患者さんが多い医院での配色や文字サイズの工夫は、高齢の患者さんにも読みやすい歯科医院のホームページ、文字サイズと配色の工夫でも紹介しています。

1. 必須項目を絞る初診で必ず確認したい項目だけを必須にし、それ以外は任意にしておくと、入力の負担が減ります。
2. 紙の問診票も選べるようにするスマートフォンでの入力が難しい方のために、受付で紙の問診票にも対応できる体制を残しておきます。
3. 入力の締め切りを案内する来院の何時間前までに入力してほしいかを、予約確認メールやホームページに明記しておきます。
4. 入力後の確認方法を決める入力された内容を、受付のスタッフがいつ、どの画面で確認するかを決めておきます。

紙の問診票をすべてWeb問診票に置き換える必要はありません。両方を用意し、患者さんに選んでもらう形にしている医院も多く見られます。

予約システムや電子カルテとの連携を確認する

Web問診票のサービスには、Web予約システムと連携して、予約が確定した段階で問診票の入力案内を自動で送るものと、ホームページに問診票のリンクを置くだけの単純なものがあります。連携の有無によって、受付での確認作業の量が変わるため、導入前にどちらの仕組みかを確認しておきます。

電子カルテへの反映も、サービスによって自動連携と手入力に分かれます。自動連携ができない場合は、受け取った情報を誰がいつ転記するかを、あらかじめ決めておく必要があります。電子カルテやレセコンの入れ替えを検討している場合は、電子カルテやレセコンを入れ替える時に確認しておきたいことも合わせてご確認ください。

持病や服用中の薬、過去の治療歴といった項目は、個人情報保護法でいう要配慮個人情報にあたります。受け取った情報を見る人を限定し、保存場所や保存期間を決めておくことが大切です。この点はWeb問診票や相談フォームで症状を受け取る時の注意点で詳しく取り上げています。

スタッフの受け入れ体制を整える

Web問診票を導入すると、これまで受付で紙を受け取っていたスタッフの業務が、管理画面を確認する作業に変わります。新しい確認手順に慣れるまでは、しばらく紙とWebの両方を確認する時期があると考えておくとよいでしょう。

• 管理画面やメールをどのくらいの頻度で確認するかを決める
• 入力内容に気になる点があった時の報告先を決める
• システムの不具合で入力が届かなかった場合の対応を決めておく
• スタッフの入れ替わりがあっても確認の手順が引き継がれるよう、簡単な手順をまとめておく

導入直後は、Web問診票から届いた情報と、当日受付で改めて確認する内容が重複することもあります。慣れてきた段階で、どこまで事前入力に任せ、どこから当日確認するかを見直していくとよいでしょう。

Web問診票の導入によって、ホームページの予約ページや案内文を書き換える必要が出てくることもあります。文言の変更が必要かどうかも、合わせて確認しておきましょう。

導入を迷ったら

Web問診票は、受付の負担を減らし、患者さんの待ち時間を短くする効果が期待できる仕組みですが、院内の受け取り体制を整えないまま導入すると、せっかくの事前入力が活かされません。導入を検討する段階で、今のホームページが問診票のリンクを分かりやすく案内できる作りになっているかも、無料の自動診断で確認してみてください。アドレスを入れるだけで、約10秒で気になる点を確かめられます。

どのサービスを選べばよいか、院内の体制をどう整えればよいか迷う場合は、専門家への相談もご検討ください。HPドクターでは、今の制作会社との契約はそのままで、AIがホームページを週3回診断し、変化があった時だけお知らせするAI相談プランを14日間無料でお試しいただけます。人に相談したい方は、無料でご相談いただけます。