歯科医院のホームページ、予約フォームの入力ミス（電話番号や日付）が増えた時の対策

入力ミスが増えると受付の負担が増える

電話での予約と違い、Web予約フォームは患者さんが自分で文字を入力します。携帯電話の番号を固定電話の欄に入れてしまう、ハイフンの有無がそろわない、休診日を知らずに希望日として入力してしまうなど、ちょっとした入力ミスは珍しいことではありません。

件数が少ないうちは、受付が電話をかけ直して確認すれば大きな問題にはなりません。しかし、予約件数が増えてくると、確認の電話をかける時間そのものが受付の負担になります。特に、電話番号の入力ミスが多いと、患者さんに確認の連絡を取ることすらできず、予約が成立しないまま終わってしまうこともあります。

繁忙期や連休前など、予約が集中する時期には、入力ミスのある予約の確認作業が重なりやすくなります。限られた受付の人数で、確認の電話をかける時間を確保できず、結果として来院日が近づいてから初めて連絡が取れた、という状況になることもあります。

入力ミスをゼロにすることは難しいものですが、フォームの作り方を少し見直すだけで、ミスの件数を減らすことができます。まずは、どのような入力ミスが多いのかを知ることから始めましょう。

よくある入力ミスの種類

歯科医院のWeb予約フォームでは、次のような入力ミスがよく見られます。

こうしたミスの多くは、フォームの入力欄の作り方や、説明の表示の仕方によって起こりやすさが変わります。次に、フォームの見直し方を見ていきます。

フォームの作りで見直せること

入力ミスを減らすために、フォームの作りを次のように見直すことができます。

1. 入力の形を指定する電話番号の欄は数字だけが入力できるようにし、ハイフンは自動で付くようにします。日付の欄はカレンダーから選ぶ形にすると、存在しない日付の入力を防げます。
2. 診療時間と休診日をフォームの近くに表示する希望日時の欄のすぐ上や近くに、診療時間と休診日を表示しておくと、時間外の希望が減ります。
3. 送信前に確認画面を表示する入力した内容を一度確認できる画面を挟むことで、患者さんが自分で気づいてミスを直せるようにします。
4. 送信後の表示をはっきりさせる「送信できました」という表示を大きく分かりやすく出し、二重送信を防ぎます。

受付での対応を整える

フォームの作りを見直しても、入力ミスを完全になくすことは難しいものです。受付での対応の仕方も合わせて整えておくと、確認の手間を減らせます。

• 電話番号が確認できない予約は、分かる範囲の情報（氏名・希望日時）で院内に記録を残し、来院や別の連絡を待つ
• 確認の電話をかける順番や担当者を決めておき、対応が特定のスタッフに偏らないようにする
• よくある入力ミスのパターンを院内で共有し、新しく入ったスタッフにも伝えておく
• ミスが多い入力項目が分かったら、フォームの説明文を見直すきっかけにする

電話でのやり取りと、Web予約のどちらに力を入れるかという考え方は、予約の電話対応とWeb予約、どちらに力を入れるかでも紹介しています。あわせてご確認ください。

新しく入ったスタッフに対応を任せる場合は、よくある入力ミスのパターンと、その場合の確認の仕方を簡単な資料にまとめておくと、対応の質がそろいやすくなります。特に、電話番号が確認できない予約への対応は、担当者によって判断が分かれやすいため、院内でのルールを決めておくことをおすすめします。

仕組みのイメージをつかんでおく

入力ミスを減らす仕組みは、フォームの入力欄・確認画面・送信後の表示という3つの場面に分けて考えると分かりやすくなります。

いたずらや迷惑な目的での送信が増えている場合は、入力ミスとは別の対策が必要になります。その場合は予約フォームへの迷惑な送信やいたずら予約が増えた時の対策もご確認ください。

見直しに迷ったら

入力ミスが増えている状態をそのままにしておくと、受付の確認の手間が増えるだけでなく、予約が成立せずに患者さんが来院できなくなってしまうこともあります。フォームの入力欄や確認画面の作りが、今のままで十分か、無料の自動診断で確かめてみることもできます。

フォームのどこを直せばよいか分からない場合や、受付での対応の仕組みを整えたい場合は、専門家にご相談ください。HPドクターでは、今の制作会社との契約はそのままで、AIが貴院のホームページを週3回診断し、変化があった時だけお知らせするAI相談プランを14日間無料でお試しいただけます。人に相談したい方は、無料でご相談いただけます。