歯科医院のホームページ、デジタル診察券を導入する時に考えたいこと

デジタル診察券を検討する歯科医院が増えている背景

診察券を忘れてしまったり、なくしてしまったりする患者さんへの対応は、多くの歯科医院で受付の手間になっています。スマートフォンのアプリやLINEの画面を診察券の代わりとして使えるようにすると、忘れ物や紙の再発行の手間が減るという利点があります。

次回の予約日のリマインドや、お知らせの配信とセットになっているサービスも多く、再来院のきっかけを作りやすいという面もあります。一方で、カード自体をなくすわけではなく、紙とデジタルの両方を用意する医院が多いという点は、導入前に理解しておく必要があります。

特に、定期的な検診やメインテナンスで通院する患者さんが多い医院では、次回予約の通知が自動で届くことで、来院の間隔が空きすぎてしまうことを防ぎやすくなるという期待もあります。ただし、通知を受け取るためには、患者さんがアプリの通知設定をオンにしておく必要があり、設定次第で届かないこともあるという点も合わせて理解しておきましょう。

紙の診察券とデジタル診察券の違い

導入を検討する時は、紙の診察券と何が変わるのかを整理しておくと、確認すべき点が見えやすくなります。

この表から分かるとおり、デジタル診察券は便利な面がある一方、スマートフォンの操作が前提になります。紙の診察券をすべて置き換えるのではなく、希望する患者さんだけが使える形にする医院が多く見られます。

小児歯科を併設している医院では、保護者のスマートフォンで子どもの診察券を管理することも多くなります。兄弟姉妹で通院している場合、一つのアプリで複数人分の診察券をまとめて管理できるかどうかも、サービスを比較する時の確認点になります。

導入前に考えたいこと

デジタル診察券を導入する時は、次の点を考えておくと、導入後の混乱を防ぎやすくなります。

1. 紙の診察券を残すかどうかを決める全員をデジタルに切り替えるのではなく、希望する患者さんだけが使える形にするかどうかを決めます。
2. 表示する情報の範囲を決める次回の予約日や診察券番号など、どこまでの情報を画面に表示するかを決めます。治療内容そのものは表示しないサービスが一般的です。
3. 既存のWeb予約システムとの連携を確認するすでにWeb予約システムを使っている場合、デジタル診察券と連携できるかどうかを確認します。連携の確認は予約システムを乗り換える時に確認したい比較ポイントも参考になります。
4. 受付での確認方法を決める受付でデジタル診察券の画面をどう確認するか（画面を見せてもらう、バーコードを読み取るなど）を決めます。

患者さんへの案内の仕方

デジタル診察券を導入したことを、ホームページやお知らせページで案内する時は、紙の診察券がなくなるわけではないことを、はじめに明記しておくと、患者さんの不安を減らせます。

• 紙の診察券は今までどおり使えることを明記する
• デジタル診察券の登録方法を、画面の操作手順に沿って案内する
• 高齢の患者さんなど、操作に不安がある方には受付で説明することを伝える
• 表示される情報の範囲（治療内容は表示されないことなど）を案内する

高齢の患者さんが多い医院では、案内ページの文字サイズや言葉選びにも気を配ると、より伝わりやすくなります。高齢の患者さんにも読みやすい歯科医院のホームページ、文字サイズと配色の工夫も合わせてご確認ください。

導入直後は、受付でデジタル診察券の画面を提示された時の確認方法にスタッフが慣れていないこともあります。紙の診察券の時と同じように、受付での確認手順を簡単にまとめておき、新しく入ったスタッフにも同じ手順で案内できるようにしておくと安心です。導入してすぐに全員へ切り替えを求めるのではなく、まずは希望する患者さんから少しずつ使ってもらい、院内の運用に慣れてから案内を広げていく進め方も一つの方法です。

仕組みのイメージをつかんでおく

デジタル診察券の多くは、LINE公式アカウントやアプリと連携して動く仕組みです。すでにLINE公式アカウントを運用している医院では、同じ仕組みの中にデジタル診察券の機能を追加できる場合があります。LINE公式アカウントの連携については、歯科医院のホームページにLINE公式アカウントを連携する時の注意点でも紹介しています。

Web予約との関連も確認しておきましょう。デジタル診察券とWeb予約を別々のサービスで使う場合、予約の空き状況が正しく反映されているかを時々確認しておくと安心です。Web予約の確認点はWeb予約、ちゃんと機能している？歯科医院のホームページで確かめたいことでも紹介しています。

導入を迷ったら

デジタル診察券は、受付の手間を減らし、再来院のきっかけを作りやすい仕組みですが、すべての患者さんに同じ形で使ってもらえるわけではありません。今のホームページが、紙とデジタルどちらの診察券についても分かりやすく案内できる作りになっているか、無料の自動診断で確認してみてください。アドレスを入れるだけで、約10秒で気になる点を確かめられます。

どのサービスを選べばよいか、案内の仕方をどう整えればよいか迷う場合は、専門家への相談もご検討ください。HPドクターでは、今の制作会社との契約はそのままで、AIがホームページを週3回診断し、変化があった時だけお知らせするAI相談プランを14日間無料でお試しいただけます。人に相談したい方は、無料でご相談いただけます。