歯科医院のホームページにLINE公式アカウントを連携する時の注意点

何のために連携するのかを先に決める

LINE公式アカウントの使い方は医院によって様々です。「予約前日のリマインドだけ送る」「休診日や診療時間の変更をまとめて配信する」「相談フォームの代わりに使う」など、目的が違えば、ホームページに置くボタンの場所や説明文も変わります。目的を決めずに連携だけ先に進めると、運用を始めてから「結局何を送ればいいのか分からない」という状態になりがちです。

まずは、電話対応やお知らせの貼り紙のうち、LINEに置き換えたい場面を一つに絞るところから始めると進めやすくなります。例えば「予約前日のリマインドだけ」と決めれば、配信する内容も、友だち追加をお願いするタイミング（会計時や予約確定時など）も自然に決まってきます。

ホームページ側に置くのは「友だち追加」への入口だけで、実際のやりとりはLINEというホームページの外側のサービスで行われます。この切り分けを意識しておくと、後から出てくる個人情報の扱いの話も分かりやすくなります。

個人情報の扱いで確かめておきたいこと

LINEで友だちになった患者さんの情報（LINEの表示名や、トークで送られてきた内容）は、医院が管理する個人情報の一部になります。ホームページの問い合わせフォームと同じように、誰が見られるのか、どこに保存されるのか、を院内で整理しておく必要があります。

• LINE公式アカウントの管理画面に、誰がログインできるか（複数端末・複数人でログインしている場合は見直す）
• トークで症状や既往歴など、要配慮個人情報にあたる内容を送られた場合の対応を決めておく
• 配信リストを外部の業者に預ける場合は、委託先としての管理状況を確認する
• 退職した職員のアカウントが残っていないか、定期的に確認する

特に、トークで症状の相談を受け付ける使い方をする場合は注意が必要です。心身の状態に関する情報は要配慮個人情報にあたり、漏えいした場合は件数にかかわらず個人情報保護委員会への報告と本人への通知が必要になります。詳しくは個人情報保護委員会の案内をご確認ください。相談を受け付ける窓口としてLINEを使うのであれば、Web問診票や相談フォームで症状を受け取る時の注意点もあわせて見直しておくと安心です。

ホームページ側の表示とボタンの置き場所

連携自体は、LINE公式アカウントが発行する「友だち追加」用のボタンやQRコードを、ホームページに貼るだけで済むことが多く、技術的な難しさはそれほどありません。ただ、置き場所を誤ると気づかれずに終わってしまいます。

1. トップページの目立つ位置に置く予約ボタンや診療時間の近くなど、患者さんが最初に見る場所に配置します。
2. スマートフォンでの表示を確かめるボタンが大きすぎて他の案を隠していないか、小さすぎて気づかれないかを、実際にスマートフォンで開いて確かめます。
3. 説明文を添える「予約前日にお知らせをお送りします」など、友だち追加すると何が届くのかを一言添えると、追加してもらいやすくなります。
4. リンク切れを確認するボタンのリンク先が正しいLINE公式アカウントに向いているか、公開後に一度自分のスマートフォンで押して確かめます。

多くの医院では、来院時の案内（受付での一言や、会計時の案内カード）と組み合わせて友だち追加をお願いしています。ホームページのボタンだけに頼らず、院内の案内と合わせて進めると定着しやすくなります。スマートフォンでの見え方全体についてはスマートフォンで歯科医院のホームページが崩れる時の確かめ方も参考になります。

誰が運用するかを決めておく

LINE公式アカウントは、ホームページと同じように「作って終わり」にはできません。配信の内容を考え、トークへの返信があれば対応し、友だちの数や配信結果を時々確かめる、という運用が続きます。誰がこの作業を担当するのかを、連携する前に決めておくと混乱が少なくなります。

担当者が一人しかいないと、休みの日に返信が止まってしまうこともあります。来院予約のような急ぎの相談は電話で受ける、LINEはお知らせの配信とゆるやかな相談に使う、といった役割分担をあらかじめ案内しておくと、患者さんにも安心してもらえます。

判断に迷う時の相談先と、仕組みでの見守り

LINE公式アカウントの使い方そのものに決まった正解はなく、医院の規模や患者さんの年齢層によっても向き不向きがあります。導入するかどうか、どこまで使うかで迷う場合は、保守を頼んでいる制作会社に、ホームページとの連携方法やボタンの置き方について相談してみるとよいでしょう。保守の頼み方自体を見直したい場合は歯科医院のホームページ保守、頼む会社の選び方と最初に聞きたい質問も参考になります。

ホームページに新しい連携先が増えるほど、どこに何を置いたか、院内で把握しておくことが大切になります。まずは無料の自動診断で、貴院のホームページ全体の状態を確かめてみてください。

「LINE連携のボタンを置いたが、表示がずれていないか不安」「個人情報の扱いについて誰かに相談したい」という場合は、HPドクターにご相談ください。HPドクターのAIみまもりは、週3回（月・水・金）貴院のホームページを診断し、変化があった時だけお知らせします。気になる点はAIにそのまま相談でき、人への相談も無料でご利用いただけます。月額1,500円で14日間無料でお試しいただけます。今の制作会社との契約はそのままでかまいません。