ホームページ更新を非常勤スタッフに任せる時の注意点（歯科医院）

非常勤スタッフに更新を任せる医院が増えている

休診のお知らせを載せるだけで制作会社にメールし、数日待つ。そのやり取りが煩わしく感じられ、受付の方など院内の誰かに更新を任せたい、と考える院長は多いと思います。実際、お知らせの追加や、スタッフ紹介の写真の入れ替えのような軽い更新であれば、院内で行うほうが早く、費用もかかりません。

一方で、任せる相手が非常勤やパート勤務の方である場合、勤務時間が限られる・いずれ退職や契約終了があるという前提を踏まえて、仕組みを決めておく必要があります。フルタイムの常勤スタッフに任せる場合よりも、引き継ぎや交代の機会が多くなりやすいためです。

任せる前に整理しておきたい権限と範囲

特に大事なのは、専用のIDを用意することです。受付全員で1つのIDを使い回していると、誰がいつ何を直したのかが分からなくなり、何か問題が起きたときに原因を追いにくくなります。管理画面のIDの扱いについては管理画面のIDとパスワード、院内で使い回していませんか？でも詳しくご紹介しています。

起こりやすいトラブル

権限や範囲を決めずに任せてしまうと、次のようなトラブルが起こりやすくなります。

• 休診のお知らせを載せたつもりが、保存の操作を間違えて公開されていなかった
• スタッフ紹介のページを直す際に、別の見出しや文章まで誤って消してしまった
• 本来は院長が確認すべき自費診療の料金表示まで、気づかないうちに直されていた
• 担当していた非常勤スタッフが退職し、ログイン方法を知る人が院内にいなくなった
• 操作に慣れていないまま任せてしまい、スマートフォンで見ると表示が崩れていた

操作ミスで表示が崩れてしまった場合の確かめ方は、スマートフォンで歯科医院のホームページが崩れる時の確かめ方をご覧ください。

安全に任せるための手順

1. 任せる範囲を書面やメモで明確にする「お知らせの追加・編集のみ」など、触ってよい場所を具体的に書いて共有します。口頭だけの約束は、時間が経つと忘れられがちです。
2. 専用のIDを用意し、必要な権限だけ与えるホームページの仕組みによっては、できる操作を制限した権限（お知らせの編集だけ、など）を設定できる場合があります。保守の担当に確認してみてください。
3. 公開前に誰が確認するかを決める特に自費診療の料金や診療内容の説明に関わる部分は、院長や事務長が最後に目を通す決まりにしておきます。
4. 更新内容を記録に残すいつ、誰が、何を直したかを簡単に記録しておくと、後から見直すときに役立ちます。

院内で更新するか、外に任せるかという全体の分担の考え方は、ホームページ更新、院内でやるか外に任せるか、分担の決め方でも整理しています。あわせてご覧ください。

退職・交代のときに必ずすること

非常勤スタッフが更新を担当している場合、契約終了や退職のときに、必ずIDを止めることを忘れないでください。本人に悪気がなくても、使われなくなったIDがそのまま残っていると、思わぬところから管理画面に入られてしまうおそれがあります。

• 最終勤務日にIDを停止する（止める作業を後回しにしない）
• パスワードを共有していた場合は、他のIDのパスワードも変更する
• 引き継ぐ相手がいる場合は、新しい専用IDを別に用意する
• 引き継ぎ資料（更新できる範囲・操作のメモ）を次の担当者に渡す

もし、以前担当していた方のIDが残っていないか心配な場合は、ホームページの管理画面にログインできない時の対処も参考に、保守の担当へ確認を依頼してください。

任せながらも、院として見守る仕組みを

非常勤スタッフに任せることで更新が楽になる一方、院長や事務長がホームページの状態を定期的に確かめる習慣も大切です。誰かに任せきりにせず、月に一度は無料の自動診断で、外から見える状態を確かめてみてください。

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