歯科医院のホームページ、院内のポスターやチラシをPDFでアップロードする時の注意点

院内の掲示物をそのままPDFでホームページに載せる場面が増えている

休診日のお知らせ、年末年始の診療時間の変更、自費診療の料金表、院内セミナーの案内など、受付や待合室に貼る掲示物は歯科医院には数多くあります。これらをパソコンで作った時のファイルをそのままPDFに変換し、ホームページにも載せておくと、来院前に患者さんが確認できて便利です。

紙の掲示物を写真で撮ってホームページに載せる医院もありますが、文字が読みにくくなりがちです。その点、PDFであれば文字がきれいなまま表示され、スマートフォンで拡大して読むこともできます。こうした理由から、お知らせ用のPDFをホームページに置く医院が増えています。

一方で、PDFのファイルは紙の掲示物とは違う性質を持っています。ワープロソフトや表計算ソフトで作った元のファイルの情報が、見た目には出てこない形でPDFの中に残っていることがあるのです。載せる前に、この点を確認しておく習慣をつけておきましょう。

PDFファイルに意図せず残ってしまう情報

PDFは、見た目の文字や図だけでなく、ファイルの中にいくつかの情報を持っています。アップロードする前に、次のような点を確認しておくと安心です。

• ファイルの「作成者」「会社名」に、個人のパソコン名やスタッフの氏名が入っていないか
• ワープロソフトの変更履歴やコメントが、見た目には消えていても残っていないか
• 紙の掲示物をスキャンして作ったPDFに、たまたま写り込んだ患者さんの姿や名前がないか
• 過去のお知らせを修正して使い回した場合、古い日付や古い金額が一部に残っていないか

特に、スキャンして作ったPDFは、写真と同じように人が写り込んでいないかの確認が欠かせません。受付カウンター越しに撮影した掲示物の写真に、たまたま患者さんの姿が入ってしまうこともあります。スタッフ紹介や院内写真の注意点はスタッフ紹介や院内写真に患者さんが映り込まないようにする注意点でも紹介していますので、合わせてご確認ください。

アップロードする前に確認したいこと

PDFを公開する前に、次の順番で確認しておくと、見落としを減らせます。

1. ファイルのプロパティを開いて確認するワープロソフトや表計算ソフトの「ファイル」メニューから、作成者やタイトルの欄に個人名や院内だけで使う言葉が入っていないかを確認します。
2. PDFに変換してから見た目を確認するPDFに変換した後、パソコンとスマートフォンの両方で開いて、文字が読みやすいか、表やグラフが崩れていないかを確認します。
3. ファイルサイズを確認する写真を多く使ったポスターは、PDFのファイルサイズが大きくなりがちです。スマートフォンの通信環境でも開きやすい大きさになっているかを確認します。
4. 公開ページで実際に開いて確認するホームページに載せた後、実際のリンクから開いて、意図したファイルが表示されるかを確認します。

公開した後に見落としやすいこと

一度公開して終わりではなく、時間が経ってから見直したい点もあります。

PDFのファイルは、ページの文章と違って修正がしづらく、古いものを消し忘れたまま新しいお知らせだけを追加してしまうことがあります。年に一度、ホームページ全体の内容を見直すタイミングで、PDFのファイルも合わせて確認しておくと安心です。

迷った時は

院内の掲示物をPDFにしてホームページへ載せることは、来院前の患者さんに情報を伝える良い方法です。ただ、紙の掲示物とは違い、ファイルの中に意図しない情報が残っていないかを確認する手間がかかります。

今のホームページに、古いPDFのファイルが残っていないか、公開前の確認がきちんとできる体制になっているか、無料の自動診断で確かめてみることもできます。どこを確認すればよいか分からない場合や、院内の運用ルールを整えたい場合は、専門家にご相談ください。HPドクターでは、今の制作会社との契約はそのままで、AIが貴院のホームページを週3回診断し、変化があった時だけお知らせするAI相談プランを14日間無料でお試しいただけます。人に相談したい方は、無料でご相談いただけます。