歯科医院のホームページ、外部のSEO業者・口コミ代行から連絡が来た時の見分け方

なぜ歯科医院に営業の連絡が集まりやすいのか

歯科医院のホームページは、地域名と診療科目を組み合わせた検索で見つけてもらいやすい反面、「順位が上がる」「口コミが増える」といった言葉に関心を持つ院長・事務長が多い業種でもあります。そのため、SEO対策や口コミ代行をうたう営業の連絡が、他の業種よりも多く届く傾向があります。

連絡そのものが悪いわけではなく、実在する会社が一般的な提案をしてくる場合もあります。問題になりやすいのは、相手の実態がよく分からないまま、その場で契約を決めてしまうケースです。電話口での説明だけで判断してしまうと、後から内容を確認したくても、担当者の名前や会社の詳しい情報が分からず、連絡が取れなくなってしまうこともあります。

特に、受付や事務のスタッフが電話を受けた場合、院長や事務長が内容を把握する前に話が進んでしまうことがあります。受付で一次対応をする際のルールを、あらかじめ院内で共有しておくと、慌てて即答してしまう事態を防ぎやすくなります。

まず確認したい、連絡の基本情報

電話やメールを受けたら、すぐに契約の話をする前に、次のような基本情報を確認しましょう。

契約を急かす・不安をあおる言い方に注意する

• 「今月だけの特別価格」など、期限を強調して即答を求める
• 「このままでは他院に患者さんが流れてしまう」など、不安を強調する言い方をする
• 契約内容や解約条件について、書面での説明を渋る
• 今契約している制作会社や代理店の名前を聞き出し、そちらを批判するような話し方をする

こうした話し方そのものが必ずしも悪質とは限りませんが、その場で即答せず、一度持ち帰って検討する姿勢を持つことが、院の判断を誤らせないために大切です。特に、他院の名前を出して「あちらはもう対応済みです」などと焦らせるような話し方には、慎重になりましょう。実在する医院の例を持ち出す場合でも、その内容が本当かどうかを確かめる方法はほとんどありません。

また、一度の電話で複数のサービスをまとめて提案し、「今契約すれば全部セットでお得です」という話し方をする場合も、内容を一つずつ分けて検討することをおすすめします。セットにすることで、個々のサービスが本当に必要かどうかの判断がつきにくくなってしまうことがあります。

連絡を受けた時の確認の進め方

1. 名刺・会社概要を確認する電話口で聞いた会社名を自分でも検索し、ホームページの会社概要や所在地が確認できるか調べます。
2. 提案内容を書面やメールで残してもらう口頭だけの説明で終わらせず、提案内容・料金・契約期間をメールや資料でもらい、院内で検討する時間を作ります。
3. 今の制作会社や担当者に相談する今ホームページを管理してもらっている制作会社がいる場合、その担当者に同じ提案について意見を聞いてみるのも一つの方法です。
4. 判断に迷う場合は一旦断る即決を求められている時点で、一度「検討します」と伝えて電話を切ることも、院を守る対応のひとつです。

保守を頼む相手を選ぶ基準については、歯科医院のホームページ保守、頼む会社の選び方と最初に聞きたい質問でも詳しくご紹介しています。

こうした確認の手順を、口頭だけで覚えておくのではなく、受付や事務のスタッフも分かるよう、簡単なメモや手順書として院内に残しておくと、担当者が不在の時でも落ち着いて対応しやすくなります。一度決めたルールは、新しいスタッフが入った際にも共有しておきましょう。

怪しい連絡だけでなく、今のホームページの状態も確認しておく

営業電話の内容を見極めると同時に、今のホームページ自体に弱点がないか確認しておくことも大切です。弱点を抱えたまま放置していると、不安をあおる材料として使われてしまうこともあります。

無料の自動診断では、アドレスを入れるだけで、ニュースになった弱点に当てはまりそうかなどを確認できます。まずは今のホームページの状態を把握しておくと、営業電話の内容が本当に必要な提案かどうかも判断しやすくなります。

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日々の診療に追われる中で、こうした営業の連絡に一つひとつ丁寧に対応するのは大変な作業です。院内で確認の手順をあらかじめ決めておくことで、忙しい時間帯に連絡が来ても、落ち着いて対応できるようになります。