歯科医院のホームページ、スタッフ用の院内マニュアルを公開ページと分ける理由

院内マニュアルをホームページに置いてしまう経緯

ホームページを制作会社に依頼する際、受付対応の流れや予約システムの操作手順など、スタッフ向けの資料をPDFにしてホームページに載せてしまうことがあります。急いで共有したい時に、ホームページに資料をアップロードしてリンクをスタッフに送る、という方法が手軽だからです。

この時、ページ自体をメニューやトップページからのリンクで案内していなくても、URLが分かれば誰でも開ける状態になっていることがあります。「リンクを知っている人しか開けないはず」と思っていても、検索エンジンがそのページを見つけて検索結果に表示してしまう場合があります。

• 受付での患者さん対応の流れを書いた資料
• 予約システムや管理画面の操作手順
• スタッフの連絡先や勤務表
• 院内の規則やマニュアル全般

特に、歯科医院のホームページは開院準備の時期に一気に作られることが多く、公開を急ぐあまり、スタッフ向けの資料と患者さん向けの資料を同じフォルダに置いたまま制作会社に渡してしまうこともあります。公開前の確認が十分にできていないと、意図しない資料までそのまま本番のホームページに反映されてしまいます。

開院後も、新しいスタッフが入るたびにマニュアルを更新し、そのたびに同じ方法でホームページにアップロードしていると、院内向けの資料が少しずつ積み重なっていきます。どの資料がいつ、どこに置かれたのかを把握している人がいなくなってしまうことも、見落としが起きる原因の一つです。

検索エンジンに載ってしまうとどうなるか

院内向けの資料が検索結果に表示されると、患者さんや外部の人がその内容を見られる状態になります。操作手順の中にログイン画面のアドレスや、予約システムの管理用の入り口が書かれている場合、第三者がその情報を手がかりに管理画面へアクセスしようとするおそれもあります。

また、受付対応の台本のような資料がそのまま検索結果に表示されると、患者さんが「裏側の対応の仕方」を先に知ってしまうことになり、来院時の印象に影響することもあります。院内で使う言葉づかいと、患者さんに向けた言葉づかいは異なる場合が多いため、混ざって見えてしまうのは避けたいところです。

院内向けの情報を安全に共有する方法

1. 共有が必要な資料を洗い出すホームページに置いている資料の中に、院内向けのものが混ざっていないか一度確認します。
2. 院内向けの資料は別の場所に移すクラウドストレージやメール添付など、ホームページ以外の方法でスタッフに共有します。
3. 検索エンジンに載らない設定にするどうしてもホームページ上に置く必要がある場合は、検索結果に表示されないよう制作会社に設定を依頼します。

クラウドストレージを使う場合は、共有する相手を限定できる設定になっているかも確認しておきましょう。全員が編集できる状態のままにしておくと、意図しない変更が起きることもあります。

スタッフが増えてきた医院では、クラウドストレージの中でも「新人向け」「既存スタッフ向け」のようにフォルダを分けておくと、必要な資料をすぐに見つけやすくなります。資料の数が増える前に、置き場所のルールを決めておくことをおすすめします。

すでに公開されてしまっている場合の対処

院内向けの資料が既にホームページ上で見られる状態になっている場合は、まず該当のページやファイルを削除し、制作会社に検索結果からも消してもらえるよう相談します。削除しただけでは、検索結果に古い情報が残ってしまうことがあるためです。

• ページやファイルをホームページから削除する
• 検索エンジンに削除を申請できるか制作会社に確認する
• 同じ内容が他の場所にも置かれていないか確認する
• 今後は院内向けの資料をホームページに置かない運用にする

ホームページの状態を自分たちで一つひとつ確認するのが難しい場合は、無料の自動診断で、外部からどのページが見える状態になっているかを確認してみるのも一つの方法です。

資料を削除する際は、同じ内容を印刷して院内に配っている場合も合わせて見直しましょう。ホームページから削除しても、紙の資料が古い内容のまま院内に残っていると、スタッフの間で情報が食い違ってしまうことがあります。

新しいマニュアルを作る時に決めておきたいこと

これから院内マニュアルを整備する場合は、最初から「公開ページ」と「院内向け」を分けて運用する前提で作っておくと、後から見直す手間が減ります。どの資料をどこに置くか、院内で簡単なルールを決めておきましょう。

ホームページの管理を任せている制作会社が変わる場合も、院内向けの資料が引き続きホームページの外で管理されているか、一度確認しておくと安心です。歯科医院のホームページ、管理を任せる制作会社を選ぶ時に確認したいことでも、依頼先を選ぶ際のポイントをまとめています。